Mỗi một doanh nghiệp khi ra mắt sản phẩm thường có nhu cầu tổ chức hội thảo, họp báo; để giới thiệu và quảng bá sản phẩm của mình. Tuy nhiên, giữa vô vàn sản phẩm được ra mắt mỗi ngày; làm thế nào để tổ chức được một hội thảo giới thiệu sản phẩm mới ý nghĩa, ấn tượng? Đây chắc hẳn là niềm mong muốn; và cũng là mục tiêu cao nhất của đội ngũ làm chương trình.
Yêu cầu chung đối với một hội
thảo giới thiệu sản phẩm
Nói
chung, tùy vào nhu cầu và kinh phí chương trình; ban tổ chức có thể xác
định tổ chức lễ ra mắt sản phẩm mới dưới
nhiều quy mô và hình thức khác nhau. Tuy nhiên, về cơ bản thì một quy trình
hoàn thiện bao giờ cũng cần đảm bảo những yêu cầu sau:
- Trước hết, phải cực kỳ chú trọng đến
phản ứng của khách hàng. Cố gắng thu hút được sự chú ý bằng một cách tự
nhiên nhất. Khơi gợi nhu cầu, sự hiếu kỳ của khách hàng đối với các sản
phẩm của doanh nghiệp.
- Đảm bảo các khâu tổ chức hội
thảo giới thiệu sản phẩm mới có tính chặt chẽ, chuyên nghiệp và
hiệu quả.
- Phân công, phối hợp nguồn lực của tổ
chức sự kiện một cách nhịp nhàng, ăn ý; để chương trình diễn ra suôn sẻ và
hạn chế những rủi ro. Đồng thời chú ý phát hiện, xử lý kịp thời các vấn đề
phát sinh ngoài kịch bản.
Các khâu chuẩn bị cho một hội
thảo giới thiệu sản phẩm mới
Tiếp nhận yêu cầu
Đây
là bước khởi điểm cho toàn bộ các khâu chuẩn bị cho chương trình hội thảo. Khi
phía bên công ty sự kiện tiếp nhận và xử lý thông tin về yêu cầu của đối tác quảng
bá sản phẩm.
Theo
đó, việc khai thác nhu cầu của khách hàng càng cụ thể và thuận lợi; thì sẽ càng
tạo tiền đề tốt cho quá trình soạn thảo kế hoạch, lịch trình cho chương trình.
Thiết kế phần khung chương
trình
Ở
khâu này, ban tổ chức sẽ chính thức bắt tay vào việc lên kế hoạch tìm hiểu sản
phẩm. Các tiêu chí cần phải được chú trọng làm rõ tại một chương trình hội
thảo giới thiệu sản phẩm mới đó là:
- Đối tượng sử dụng sản phẩm.
- Quy trình sản xuất.
- Ưu điểm nổi trội.
- Những thông điệp công ty sản xuất
muốn gửi gắm qua sản phẩm này.
Ngoài
ra có thể đưa ra một số đánh giá, so sánh; hay phân tích đối chiếu với các dòng
sản phẩm cùng loại mà doanh nghiệp đã sản xuất.
Tuy
nhiên, để khâu này đạt được hiệu quả tốt nhất; ban tổ chức nên ngồi lại với
doanh nghiệp để thống nhất ý tưởng, kịch bản cho chương trình giới thiệu sản
phẩm ngay từ đầu.
Quá trình thực hiện
Sau
khi có kịch bản, ban tổ chức sẽ tiến hành:
- Lựa chọn địa điểm tổ chức.
- Sắp xếp thời gian tổ chức.
- Bố trí nguồn lực cho buổi ra mắt sản
phẩm mới.
Về
cơ bản, đây chính là khâu quan trọng nhất; và có ý nghĩa quyết định rất lớn đến
sự thành công của buổi tổ chức. Trong đó, cần hết sức lưu ý đến khâu chuẩn bị
sân khấu và trưng bày sản phẩm mới.
Ngoài
ra, những poster, catalog về chương trình hội thảo giới thiệu sản phẩm
mới có thể được dán; hay phát cho những người tham dự để họ theo dõi
lịch trình buổi hội thảo tốt hơn.
Về
vấn đề nhân lực, ban tổ chức nên phân công công việc cụ thể thành từng nhóm
nhỏ:
- Đạo diễn chương trình.
- Ekip thực hiện.
- MC.
- Đội hỗ trợ văn nghệ.
- Đội kỹ thuật máy móc hiện trường .
- Hậu kỳ.
- Security…
Song
tùy vào tình hình nhân sự, một số vị trí có thể sẽ phải đảm nhiệm nhiều nhiệm
vụ cùng lúc.
Xử lý kết thúc và hậu chương
trình
Đây
là khâu bế mạc chương trình nhằm hoàn thành nốt những công việc còn lại như:
- Cảm ơn khách hàng, diễn giả, khách
mời.
- Trao quà kỷ niệm.
- Thu dọn sân khấu.
- Chuyển trả các thiết bị và thanh
toán các khoản tiền.
- Đối chiếu, quyết toán.
