CÁCH TỔ CHỨC HỘI THẢO GIỚI THIỆU SẢN PHẨM MỚI CHO DOANH NGHIỆP
.

CÁCH TỔ CHỨC HỘI THẢO GIỚI THIỆU SẢN PHẨM MỚI CHO DOANH NGHIỆP


Mỗi một doanh nghiệp khi ra mắt sản phẩm thường có nhu cầu tổ chức hội thảo, họp báo; để giới thiệu và quảng bá sản phẩm của mình. Tuy nhiên, giữa vô vàn sản phẩm được ra mắt mỗi ngày; làm thế nào để tổ chức được một hội thảo giới thiệu sản phẩm mới ý nghĩa, ấn tượng? Đây chắc hẳn là niềm mong muốn; và cũng là mục tiêu cao nhất của đội ngũ làm chương trình.


Yêu cầu chung đối với một hội thảo giới thiệu sản phẩm
Nói chung, tùy vào nhu cầu và kinh phí chương trình; ban tổ chức có thể xác định tổ chức lễ ra mắt sản phẩm mới dưới nhiều quy mô và hình thức khác nhau. Tuy nhiên, về cơ bản thì một quy trình hoàn thiện bao giờ cũng cần đảm bảo những yêu cầu sau:
  • Trước hết, phải cực kỳ chú trọng đến phản ứng của khách hàng. Cố gắng thu hút được sự chú ý bằng một cách tự nhiên nhất. Khơi gợi nhu cầu, sự hiếu kỳ của khách hàng đối với các sản phẩm của doanh nghiệp.
  • Đảm bảo các khâu tổ chức hội thảo giới thiệu sản phẩm mới có tính chặt chẽ, chuyên nghiệp và hiệu quả.
  • Phân công, phối hợp nguồn lực của tổ chức sự kiện một cách nhịp nhàng, ăn ý; để chương trình diễn ra suôn sẻ và hạn chế những rủi ro. Đồng thời chú ý phát hiện, xử lý kịp thời các vấn đề phát sinh ngoài kịch bản.
Các khâu chuẩn bị cho một hội thảo giới thiệu sản phẩm mới
Tiếp nhận yêu cầu
Đây là bước khởi điểm cho toàn bộ các khâu chuẩn bị cho chương trình hội thảo. Khi phía bên công ty sự kiện tiếp nhận và xử lý thông tin về yêu cầu của đối tác quảng bá sản phẩm.
Theo đó, việc khai thác nhu cầu của khách hàng càng cụ thể và thuận lợi; thì sẽ càng tạo tiền đề tốt cho quá trình soạn thảo kế hoạch, lịch trình cho chương trình.
Thiết kế phần khung chương trình
Ở khâu này, ban tổ chức sẽ chính thức bắt tay vào việc lên kế hoạch tìm hiểu sản phẩm. Các tiêu chí cần phải được chú trọng làm rõ tại một chương trình hội thảo giới thiệu sản phẩm mới đó là:
  • Đối tượng sử dụng sản phẩm.
  • Quy trình sản xuất.
  • Ưu điểm nổi trội.
  • Những thông điệp công ty sản xuất muốn gửi gắm qua sản phẩm này.
Ngoài ra có thể đưa ra một số đánh giá, so sánh; hay phân tích đối chiếu với các dòng sản phẩm cùng loại mà doanh nghiệp đã sản xuất.
Tuy nhiên, để khâu này đạt được hiệu quả tốt nhất; ban tổ chức nên ngồi lại với doanh nghiệp để thống nhất ý tưởng, kịch bản cho chương trình giới thiệu sản phẩm ngay từ đầu.

Quá trình thực hiện
Sau khi có kịch bản, ban tổ chức sẽ tiến hành:
  • Lựa chọn địa điểm tổ chức.
  • Sắp xếp thời gian tổ chức.
  • Bố trí nguồn lực cho buổi ra mắt sản phẩm mới.
Về cơ bản, đây chính là khâu quan trọng nhất; và có ý nghĩa quyết định rất lớn đến sự thành công của buổi tổ chức. Trong đó, cần hết sức lưu ý đến khâu chuẩn bị sân khấu và trưng bày sản phẩm mới.
Ngoài ra, những poster, catalog về chương trình hội thảo giới thiệu sản phẩm mới có thể được dán; hay phát cho những người tham dự để họ theo dõi lịch trình buổi hội thảo tốt hơn.
Về vấn đề nhân lực, ban tổ chức nên phân công công việc cụ thể thành từng nhóm nhỏ:
  • Đạo diễn chương trình.
  • Ekip thực hiện.
  • MC.
  • Đội hỗ trợ văn nghệ.
  • Đội kỹ thuật máy móc hiện trường .
  • Hậu kỳ.
  • Security…
Song tùy vào tình hình nhân sự, một số vị trí có thể sẽ phải đảm nhiệm nhiều nhiệm vụ cùng lúc.
Xử lý kết thúc và hậu chương trình
Đây là khâu bế mạc chương trình nhằm hoàn thành nốt những công việc còn lại như:
  • Cảm ơn khách hàng, diễn giả, khách mời.
  • Trao quà kỷ niệm.
  • Thu dọn sân khấu.
  • Chuyển trả các thiết bị và thanh toán các khoản tiền.
  • Đối chiếu, quyết toán.