Hội thảo là một sự kiện quan trọng của một doanh nghiệp, bởi vì thông qua buổi hội thảo này doanh nghiệp sẽ tiến hành kết nối, chia sẻ với đông đảo quan khách tham gia. Vì thế người làm sự kiện event hội thảo cần phải có sự chuẩn bị kỹ càng và lên kế hoạch rất chi tiết, cẩn thận và rõ ràng để có một buổi hội thảo thành công.
 |
| Người làm sự kiện event hội thảo cần phải có sự chuẩn bị kỹ càng |
Với sự kiện hội thảo, kết cấu tổ chức chương trình thường gồm những phần như phát biểu của nhân vật quan trọng, ra mắt giới thiệu dịch vụ hay sản phẩm mới nếu có, sau đó là tiết mục trao đổi, thảo luận và nếu được có thể lồng ghép các tiết mục giải trí ca hát, trò chơi và thậm chí là cả rút thăm trúng thưởng để tìm người may mắn. Tất cả điều đó gộp lại tạo nên một buổi tổ chức sự kiện hội thảo, tuy nhiên đằng sau đó là cả một quá trình của người làm sự kiện event…
1. Ý tưởng và chủ đề
 |
| Ý tưởng là xương sống, trụ cột của cả chương trình sự kiện |
Là xương sống, trụ cột của cả chương trình sự kiện, ý tưởng và chủ đề là linh hồn của sự kiện tạo nên thông điệp hay hoặc dở để quyết định rằng sự kiện đó có đúng mục đích tổ chức và mục tiêu người tham dự hay không. Để làm điều đó đòi hỏi người tổ chức sự kiện phải tìm tòi, nghiên cứu đưa ra ý tưởng chủ đề hay, độc đáo tránh sự nhàm chán như bao sự kiện hội thảo khác đang và đã diễn ra.
2. Check list diễn giả, nhân vật chủ chốt và quan khách
Đây là công đoạn rất quan trọng và người tổ chức sự kiện luôn bị các đơn vị doanh nghiệp thuê tổ chức rà soát khắc khe và gắt gao bởi tính và tầm quan trọng của nó. Một diễn giả hay cho hội thảo sẽ làm nên một sự kiện ấn tượng, lôi cuốn và hấp dẫn cùng với sự xuất hiện của những nhân vật chủ chốt, tất cả điều đó tạo nên một hệ thống mắc xích của buổi hội thảo. Do đó check list thành phần quan trọng như danh sách diễn giả, nhân vật quan trọng không được bỏ sót cũng như quan khách tham dự.
3. Địa điểm quyết định sự thành công
 |
| Cho thuê địa điểm tổ chức Hội thảo chuyên nghiệp tại Hà Nội |
Dù ý tưởng hay chủ đề của buổi hội thảo của bạn xuất sắc, hay và thậm chí ấn tượng đi chăng nữa nhưng thuê địa điểm tổ chức sự kiện quá xa cũng góp phần tạo nên sự thất bại của sự kiện hội thảo đó. Hoặc địa điểm lựa chọn tổ chức sự kiện hội thảo không thích hợp cũng tác động không tốt đến buổi hội thảo. Khi lựa chọ địa điểm, điều lưu ý là công nghệ, vật tư là dụng cụ nơi đó có đáp ứng được hội thảo đó hay không. Dịch vụ nào miễn phí và tính phí để lên danh sách cụ thể, chính xác tránh gây phiền hà quan khách tham quan hoặc gia tăng chi phí đối với đơn vị thuê bạn tổ chức sự kiện.
4. Quảng bá và truyền thông sự kiện
Email marketing, Digital marketing và PR cho sự kiện hội thảo là điều tất yếu. Nó rấy quan trọng vì nhờ truyền thông sẽ bạn nhiều quan khách biết đến buổi hội thảo đó như thế nào, ra sao, miễn phí vào cửa hay tính phí, chương trình… bạn sẽ phải bất ngờ về tính hiệu quả của truyền thông nếu bạn thật sự tạo nên một buổi sự kiện hội thảo ấn tượng, mới lạ và độc đáo.
