KẾ HOẠCH RA MẮT SẢN PHẨM MỚI CHI TIẾT CHO DOANH NGHIỆP

Các tiêu chí khi lên bản kế hoạch ra mắt sản phẩm mới

Ý tưởng cho buổi lễ ra mắt sản phẩm mới

Sản phẩm chính là trung tâm của toàn bộ chương trình. Hiểu rõ được tính năng, công dụng và mẫu mã của sản phẩm sẽ giúp doanh nghiệp lên được kế hoạch tốt. Các khâu lựa chọn địa điểm tổ chức, ý tưởng ra mắt, kịch bản cho sản phẩm mới sẽ dễ dàng hơn.

Ví dụ như hiện nay, có rất nhiều đồ công nghệ ra đời, thu hút sự chú ý của rất nhiều người. Lập bản kế hoạch ra mắt những sản phẩm mới này, nên lựa chọn một không gian lớn. Đặc biệt phải trang bị màn chiếu như rạp phim và có dựng các kệ gỗ đã trưng bày sản phẩm dọc 2 bên. Vì là đồ công nghệ nên không gian chỉ cần trang trí tối giản. Việc này sẽ giúp tiết kiệm chi phí và tập trung sự chú ý của khách hàng vào sản phẩm.

Hiểu được tính năng của sản phẩm để đưa ra nội dung phù hợp

Kịch bản cũng sẽ có các hoạt động xoay quanh các tính năng của sản phẩm. Yếu tố tương tác với khách mời là cực kỳ quan trọng. Không những giúp khách hàng hiểu rõ sản phẩm mà còn tạo được thiện cảm về sản phẩm. Đây là yếu tố quyết định đến doanh thu khi sản phẩm ra mắt.

• Quý khách muốn sản phẩm của mình thu hút được cao nhiêu khách hàng tại sự kiện?
• Muốn thu thập được bao nhiêu thông tin khách hàng thông qua buổi lễ?
• Và muốn ảnh hưởng của sự kiện kéo dài trong bao lâu?…

Đó là những câu hỏi cần trả lời khi lên kế hoạch ra mắt. Nếu là mục đích chính là khảo sát ý kiến người dùng thì công tác thu thập ý kiến là quan trọng nhất. Còn nếu mục đích tăng doanh thu thì yếu tố truyền thông không thể bỏ qua khi lên kế hoạch

Điều này còn giúp cho việc chuẩn bị các hạng mục quan trọng như ghế ngồi, nước uống cho khách mời tham dự… tránh được sai sót. Cũng như quyết định chiến dịch truyền thông cho quý khách trong suốt sự kiện. Việc xác định mục tiêu ngay lúc đầu sẽ giúp cho quý khách nhận định được sự kiện đó có thành công như mong đợi hay không và kế hoạch marketing tiếp theo.

Sự phân chia công việc chi tiết

Sau khi lập được bản kế hoạch ra mắt sản phẩm mới. Người quản trị sự kiện cần lên danh sách công việc cần làm, thời gian hoàn thành và người phụ trách. Việc phân chia công việc sẽ giúp vai trò của những người tổ chức được rõ ràng hơn. Không có tình trạng “dẫm chân nhau” trong quá trình tổ chức. Đồng thời khi có vấn đề phát sinh, người quản lí dễ dàng tìm được vấn đề và khắc phục.

Thời gian chuẩn bị bản kế hoạch ra mắt sản phẩm mới

Một ưu điểm khác đó là kiểm soát được về thời gian và tiến độ chung của lễ ra mắt. Trong một chương trình sẽ luôn có những phần cần nhiều thời gian để chuẩn bị hơn. Và thời gian chuẩn bị lễ ra mắt sản phẩm mới cũng bị giới hạn, thông thường là 2 tuần trước khi sản phẩm được bán ra. Thật sự công việc này đòi hỏi người tổ chức phải có nhiều kinh nghiệm để tối ưu được nhân lực cho sự kiện.

 ST

Read More

Chức năng của truyền thông khi tổ chức sự kiện

Công tác truyền thông trước khi sự kiện diễn ra.

1. Banner, Poster, Flyer, phướn dọc:

Đây là một trong những công cụ cơ bản và tiêu biểu nhất cho bất cứ chương trìnhh, vip events nào. Hình ảnh thông tin được thể hiện trên banner, poster flyer là hình ảnh cơ bản và thể hiện rõ nhất để đưa đến công chúng. Tùy tính chất chương trình đối tượng mà khu vực địa điểm để treo, dán phát banner poster và flyer sẽ khác nhau.

Việc phát flyer thường thực hiện ở nơi mà khán giả mục tiêu thường xuyên lui tới, ví dụ như một rockshow thường sẽ phát tờ rơi quảng bá sự kiện ở cổng trường đại học, quán cafe rock... trong khi một Event dành cho giới nữ từ 22 đến 28 tuổi có thể phát tờ rơi ở tòa nhà văn phòng, nhà văn hóa phụ nữ, câu lạc bộ thẩm mỹ nữ... Để đo lường hiệu quả, cần cố gắng ước đoán lưu lượng người ở địa điểm càng chính xác càng tốt và quản lý chặt chẽ cách thức làm việc của nhân viên phát tờ rơi.

Việc treo banner thường được thực hiện ở những tuyến đường chính có lượng lưu thông lớn và dễ dàng gây được sự chú ý của người qua đường. Tuy nhiên một số địa phương như Tp.HCM hiện nay khá hạn chế việc treo phướn dọc, bandrol, nhất là ở các quận trung tâm nên người làm Event cần nghiên cứu kỹ quy định về quảng cáo ngoài trời của địa phương mình làm quảng bá.

2. Phương tiện truyền thông đại chúng: (Báo giấy, truyền hình, radio...)

Đối với báo giấy, để tiếp cận đúng khán giả mục tiêu và để đảm bảo hiệu quả của việc truyền thông, chúng ta cần lưu ý tìm hiểu về đối tượng độc giả, độ phổ biến của tờ báo, số kỳ phát hành mỗi tháng và số bản phát hành cho mỗi kỳ. Và cuối cùng cũng là điều quan trọng nhất là tính chất chương trình. Cho dù bạn đang sử dụng bất cứ công cụ truyền thông nào thì việc lưu ý đến tính chất và đối tượng nhắm đến của chương trình cũng hết sức quan trọng.

Chi phí cho một lần lên hình phát sóng trong vài phút ngắn ngủi sẽ tốn kém rất nhiều chi phí cho nên truyền hình không phải là lựa chọn hàng đầu của các nhà tổ chức Event nếu những sự kiện họ tổ chức không phải là sự kiện quy mô hoặc đòi hỏi số lượng rất lớn người tham gia.

Radio là phương tiện quảng cáo rẻ hơn truyền hình và một số báo giấy, nhưng việc tiếp cận về mặt "nhìn" bị hạn chế, do đó người nghe sẽ không được nhìn thấy poster của sự kiện hay xem rõ thông tin về thời gian, địa điểm... nếu họ không nghe kịp. Tuy nhiên nó là phương tiện không nên bỏ qua nếu đối tượng tham gia sự kiện của bạn là người nghe trung thành của một chương trình nào đó trên radio. Chẳng hạn một sự kiện ca nhạc dành cho giới trẻ quảng cáo trước hoặc sau giờ phát sóng của XoneFM là phù hợp nhất, hay sự kiện dành cho doanh nhân cũng nên tận dụng phương tiện Radio vì nhiều doanh nhân có thói quen vừa lái xe hơi vừa nghe radio.

4. Phương tiện công nghệ số: (báo điện tử, social media, tin nhắn nhanh, SMS Marketing, Email Marketing...)

Đối với những sự kiện mà người tham dự mục tiêu thường dành nhiều thời gian lang thang trên mạng Internet thì nhà tổ chức thường rất chú trọng công tác truyền thông trên Internet.

Quảng cáo banner trên các website, gởi email thông báo về sự kiện hay đăng bài PR trên báo điện tử là những hình thức quen thuộc nhất.

Họ có thể lập riêng một microsite cho chương trình chỉ để thông báo về sự kiện sắp diễn ra của mình. Trên đó họ thường tổ chức các hoạt động tương tác, trò chơi, cuộc thi... để đoạt vé tham dự hay rò rỉ dần dần các thông tin hấp dẫn để khán giả mục tiêu luôn quan tâm theo dõi.

Đặc biệc là trong những năm gần đây với sự ra đời của các phương tiện Social Media thì việc lan truyền thông tin bằng những phương tiện này lại rất được ưa chuộng với hiệu quả cao và mức chi phí tổ chức, vận hành chỉ bằng vài phần trăm so với quảng cáo trên báo giấy và báo hình. Nhiều thương hiệu lập Fan Page thay vì sử dụng microsite, thực hiện một chiến dịch Viral Marketing trên Internet hoặc phối hợp với chủ một mạng xã hội nào đó để tổ chức những hoạt động trực tuyến thật hoành tráng trước khi đưa Event bắt đầu.

Ở một chương trình về môi trường do sinh viên của trường đại học HUFLIT tổ chức trong năm 2010, trong vòng 5 ngày đăng tải thông tin trên Facebook các bạn đã có thể thu hút trên 2000 lượt comment và ủng hộ và hơn 500 đơn đăng ký tham gia chương trình và các sinh viên này không tốn kém gì ngoài công sức lập và duy trì Fan page.

Việc lan truyền bằng phần mềm gởi tin nhắn nhanh (ở Việt Nam phổ biến nhất là Yahoo Messenger) có thể giúp lan truyền Event với tốc độ chóng mặt nếu như bạn có những hình thức kích thích sự chú ý của người tham dự mục tiêu, thôi thúc họ phải truyền đi link chứa thông điệp về Event của bạn.

SMS Marketing cũng là một hình thức tốt để quảng bá sự kiện của bạn mặc dù việc gởi spam tin nhắn rác trong thời gian gần đây có gây nhiều khó chịu cho người nhận. Hãy tưởng tượng một khán giả mục tiêu mở tin nhắn điện thoại, nhận được tin nhắn thông báo về Crazy Sales Event sắp diễn ra, họ có thể rất phấn khích và chuyển tiếp tin nhắn này cho nhiều bạn bè biết để tham dự. Database số điện thoại gởi tin nhắn càng sát với khoanh vùng khán giả mục tiêu của sự kiện, thì cơ hội nhận được những phản ứng tích cực về Event như vậy càng cao.

5. Hoạt động Activation

Hình thức "sơ khai" nhất của Activation quảng bá cho sự kiện có lẽ là những chiếc xe hơi, xe tải nhỏ dán poster kèm theo loa quảng cáo, giới thiệu những chương trình văn nghệ tạp kỹ chạy vòng vòng quanh các con đường trong những thập niên 90.

Ngày nay những hoạt động tương tác trực tiếp với người dùng như vậy, dù ở hình thức này hay hình thức khác cũng vẫn gây thu hút cho hàng chục ngàn người không kém gì việc treo bandrol, phướn... trên đường. Đôi khi ta bắt gặp một roadshow đi xe đạp ngoài đường với banner thông báo về sự kiện, một gian hàng tại siêu thị cho phép đổi sản phẩm lấy vé tham dự sự kiện hay một đoàn PG đi xe Jeep đến các quán Internet - Game online phát tờ rơi mời tham dự "Đại hội anh hùng" của họ, chắc chắn chúng ta, cũng như những khán giả khác, sẽ dành cho họ một sự chú ý rất lớn.

Công tác truyền thông sau tổ chức sự kiện

Đây là một trong những thao tác nhằm đem hình ảnh của chương trình quảng bá rộng rãi hơn từ đó tạo độ tin cậy về chương trình của mọi người và các công cụ thường được sử dụng nhất là báo – truyền hình – internet.

Một điều cần lưu ý là nếu việc truyền thông trước Event thường mang tính chất lôi kéo khách hàng mục tiêu tham gia Event thì việc truyền thông sau chương trình có nhiều mục đích khác như khiến người xem nhớ đến và có ấn tượng sâu sắc hơn về chương trình, về thông điệp cũng như thương hiệu của nhà tài trợ đối với người xem, người tham dự và những người quan tâm.

Vì vậy người tổ chức sự kiện cần lưu ý vấn đề này để đưa tin lên các phương tiện truyền thông phù hợp với mục đích truyền thông sau sự kiện. Chẳng hạn một chương trình văn nghệ lớn mang ý nghĩa cộng đồng, đối tượng người tổ chức mong muốn tham dự Event là những người có tấm lòng từ thiện cho nên trước sự kiện họ có thể truyền thông rộng rãi qua các kênh truyền thông có đối tượng đại chúng như HTV, báo Tuổi Trẻ, Thanh Niên... để công chúng biết đến và tham dự. Tuy nhiên, việc tổng kết lại sự kiện và đăng lên báo đài sau chương trình có thể nhắm vào việc thông báo cho các đối tác, cổ đông của nhà tài trợ biết rằng nhà tài trợ của chúng ta đang thực hiện một nghĩa cử có ích cho cộng đồng. Vì vậy lúc này tin tổng kết sự kiện lại có thể được đăng trên các báo kinh doanh, doanh nhân, tài chính chứng khoán...

Read More

Giải quyết một số sự cố về khách mời trong sự kiện

Khách mời là một yếu tố quan trọng trong sự kiện. Sự xuất hiện của khách mời đôi khi quyết định sự thành bại của sự kiện đó, nhưng họ cũng là một trong những yếu tố gây rủi ro nếu bạn quản lý không tốt. Hay tham khảo một vài trường hợp rắc rối thường gặp và phương án giải quyết phù hợp.

Khách mời quá ít so với dự kiến

Gần đến giờ sự kiện bắt đầu nhưng lượng khách mời vẫn chưa được phân nửa, khách hàng và những người tổ chức lo lắng sốt vó lên. Đây có lẽ là sự cố mà không người làm sự kiện nào mong đợi và cũng là thảm họa đối với khách hàng của bạn.

Nếu sự kiện của bạn là một event cộng đồng, khách mời đến từ nhiều nguồn và khó kiểm soát thì có lẽ giải pháp lúc này là mở cửa tự do cho tất cả khán giả, bên cạnh đó là huy động lực lượng thu hẹp bớt không gian tổ chức (ví dụ căng dây, dùng các barie quây xung quanh khu vực chính) để tạo cảm giác khách mời đông hơn.

Nếu là một sự kiện như hội nghị, hội thảo mà lượng khách mời đến quá ít hoặc quá trễ so với dự kiến, hãy thực hiện ngay động thái liên kết với khách hàng của bạn và huy động toàn bộ nhân viên có mặt gọi điện thoại cho khách mời để nhắc nhở họ.

Khách mời ít cần thu hẹp khu vực tổ chức để tạo cảm giác "xôm tụ"

Khách mời quá đông so với dự kiến

Ngược lại với rắc rối ở trên, khách mời đến quá đông cũng là một sự cố cần phải giải quyết. Ví dụ sự kiện của bạn chỉ đủ chỗ cho 5000 người nhưng có đến 7000 người đến, bạn cần phải giải quyết như thế nào để cho 2000 người còn lại có thể tham gia sự kiện mà không có phát sinh nào thêm nữa về không gian, thức ăn, đồ uống? Có lẽ lúc này việc cần làm đầu tiên là không nhân thêm người tham gia nữa, đóng tất cả các cửa ra vào. Nếu như trong sự kiện có nhiều hoạt động, hãy thông báo với khách tham dự để phân chia nhỏ lượng người ra cho các hoạt động, tránh dồn đọng lại ở khu vực chính. Với thức ăn và đồ uống (nếu có) thì cần có người điều phối để tránh tình trang thiếu thực phẩm cho phần sau của buổi tiệc.

Đối với các sự kiện hội nghị, khách mời vượt dự kiến cũng dễ xử lý hơn. Bạn chỉ cần yêu cầu thêm bàn ghế và thức ăn cho số lượng vượt dự kiến, bởi vì dù sao số lượng khách này cũng nằm trong tầm kiểm soát của bạn qua việc gửi thư mời hoặc thông báo,...

Khi khách mời quá đông, cần kiểm soát các cửa ra vào để tránh lượng người đổ thêm vào

Khách mời uống quá nhiều trong buổi tiệc

Trong các buổi tiệc, có khi vì quá vui mà khách mời uống quá nhiều và gây những sự cố khó kiểm soát, thâm chí đôi khi là gây hậu quả nghiêm trọng. Đối với các sự kiện có ăn uống, nhất là những thức uống có cồn, cần sắp xếp những người điều phối thức uống để hạn chế việc khách uống tự do và dẫn đến các hành vi mất kiểm soát. Ngoài ra, việc hướng khách vào các hoạt động đang diễn ra cũng khiến họ giảm cường độ uống. Khi lên kế hoạch chương trình, cần điều phối các hoạt động sao cho phù hợp để tránh bắt khách phải hoạt động quá nhiều nhưng cũng không kéo dài thời gian ăn uống quá lâu.

Nhiều khách mời phàn nàn về dịch vụ

Nếu như bạn nhận được quá nhiều lời phàn nàn về dịch vụ thì hãy nên xem lại, bởi vì nếu chỉ một người nói thì không sao, nhưng nếu có ba người phản ánh dịch vụ tệ thì hẳn là dịch vụ đang có vấn đề.

Có thể là nhà hàng phục vụ không tốt, hoặc các dịch vụ quá tệ. Việc bạn cần làm là nên xem dịch vụ đó do bạn thuê mướn, sử dụng hay do khách hàng đặt, nhưng không phải để đổ lỗi cho khách hàng mà phối hợp với họ, làm việc với phía nhà hàng hoặc nhà cung cấp để đề nghị họ cung cấp dịch vụ tốt hơn, bởi vì nếu bạn không làm việc trực tiếp với các đơn vị nói trên thì thật khó để bạn yêu cầu sự thay đổi từ họ.

Thức ăn không đủ phục vụ

Đối với các bữa tiệc lớn, đòi hỏi số lượng khách mời phải được gửi lại chính xác cho bộ phận phụ trách tiệc của nhà hàng để chuẩn bị nguyên liệu, thực phẩm, thì việc phát sinh khách mời gây thiếu thức ăn cũng rất khó xử lý. Vì những người phát sinh chắc chắn sẽ không có được phần thức ăn như những người đến trước.

Để đảm bảo số lượng khách, khi gửi thư mời, tốt nhất bạn nên lưu ý với khách về việc họ cần phản hồi lại trong thời gian sớm nhất (cho họ một deadline) để bạn tiện sắp xếp và chuẩn bị phục vụ họ tốt nhất, nếu không, bạn sẽ không đảm bảo về chất lượng dịch vụ.

Tuy nhiên, khi rắc rối phát sinh, bạn cần giải quyết càng có lợi cho khách mời càng tốt, họ sẽ đánh giá cao về sự chuyên nghiệp của bạn.

Có va chạm, bạo lực giữa các khách mời

Trong những sự kiện cộng đồng, với số lượng khách mời lớn, bạn cần trang bị đội ngũ bảo vệ hùng hậu phù hợp để tránh các tình huống lộn xộn xảy ra. Đối với các mâu thuẫn hoặc sự cố bạo lực quá lớn ngoài tâm kiểm soát, tốt nhất bạn nên gọi cho cảnh sát đến trấn áp và huy động thêm lực lượng bảo vệ của địa đểm hỗ trợ để hạn chế các tình huống quá khích dẫn đến hậu quả nghiêm trọng.

Read More

Thuê mướn nhân sự cho một sự kiện

Freelancer

Các freelancer thường tham gia trong event với nhiều vai trò, đôi khi là đi từ đầu dự án, từ lúc gặp khách hàng và trình bày ý tưởng cho đến khi thực hiện và event hoàn thành, hoặc chỉ trong một giai đoạn nào đó: có thể là freelance cho việc sáng tạo ý tưởng, viết kế hoạch hoặc tham gia trong quá trình chuẩn bị cho sự kiện, hay chỉ chạy trong ngày event diễn ra.

Freelancer thường là những người có kinh nghiệm và có thể nói là đủ "cứng tay" để đảm nhận những vai trò như người lên kế hoạch chính hay là người phụ trách, điều phối cho một sự kiễn diễn ra. Những người này cũng đủ khả năng để ứng phó với các sự cố trong chương trình và giải quyết một cách tốt nhất có thể.

Chi phí một agency trả cho freelancer cũng tùy thuộc vào phần việc của người ấy phụ trách, thông thường, nếu đảm nhận từ đầu cho đến cuối một dự án, một freelancer sẽ nhận từ 30 - 40% trên tổng lợi nhuận từ dự án. Nếu các phần việc ít lại thì số tiền cũng theo tỉ lệ khối lượng công việc.

Helper

Nếu như cũng làm part-time cho một sự kiện, nhưng Freelancer đảm nhận vai trò quản lý sự kiện, thì helper là những người hỗ trợ trong các công việc cụ thể. Thông thường, người ta hay coi helper là những "chân sai vặt" trong event, nhưng thực ra vai trò của những nhân sự này cũng không kém phần quan trọng và đòi hỏi phải có một số kĩ năng như chu đáo, cẩn thận và tập trung trong khi sự kiện diễn ra. Thử tượng tượng khi sự kiện đang diễn ra thì thiếu một vài vật dụng cần thiết, nhờ cậu helper đi mua, cả nửa tiếng sau mới đủng đỉnh quay lại và thiếu món này, dư món kia. Lúc ấy, có là người bình tĩnh đến mấy cũng không tránh khỏi nổi giận. Ở các sự kiện nhỏ, với ít nhân sự thì helper còn đóng vai trò là một phần trong những người điều hành một event nữa. Vì vậy, ngày từ đầu, hãy tìm những helper biết việc, nhanh nhẹn để hỗ trợ chúng ta trong các sự kiện của mình.

Chi phí thuê helper cũng tùy thuộc vào các công việc của họ. Nhưng với một sự kiện khoảng 1 buổi, có rehearsal thì mức phí trả cho helper là 300k - 500k/người, những sự kiện dài ngày, có di chuyển hoặc đòi hỏi trách nhiệm cao hơn thì mức này có thể được nâng lên tùy thuộc vào agency.

PB/PG

Đội ngũ này thường được ví như "Thiên lôi" - chỉ đâu đánh đó, nên bạn đừng kỳ vọng sẽ nhờ họ giúp mình các công việc trong event. Hãy giao công việc và chỉ định rõ ràng họ phải làm gì, ví dụ với những PGs có nhiệm vụ đón khách, hãy hướng dẫn cho họ rằng "em phải xin namecard của khách, sau đó cài hoa vào bên trái của khách và chỉ cài ngoài áo vest thôi", chứ đừng nói "em xin name card rồi cài hoa lên áo cho khách", đến lúc khách vào thì sẽ thấy người được cài hoa bên trái, người đuọc cài bên phải, và các bạn PGs thậm chí còn luồn kim băng xuyên vào lớp áo bên trong của khách nữa. Đây chỉ là một ví dụ đơn cử, đôi khi, có những đội ngũ PG, PB được huấn luyện tốt thì họ vẫn rất linh động và hỗ trợ bạn nhiều trong công việc, nhưng muốn các công việc được chu đáo thì tốt nhất là mọi thông tin nên rõ ràng.

Mức lương trả cho các PG/PB cũng phụ thuộc vào tính chất công việc, ví dụ nếu tự thuê PG cho sự kiện làm ngoài trời, phải đứng ngoài nắng thì mức lương cho một PG làm khoảng 4 tiếng sẽ từ 150k - 180k/người, ở trong nhà thì mức này có thể dao động từ 120k - 150k/người. Với các yêu cầu khác về ngoại hình như cao trên 1m65 hay trên 1m7 thì mức lương phải trả cũng theo đó mà tăng lên từ 200 - 250k/người hoặc hơn.

Đối với những đội ngũ PG/PB cần có những công việc cụ thể để tránh sai sót ngoài ý muốn

Quay phim, chụp hình

Khi thuê mướn quay phim, chụp hình, nếu may mắn bạn sẽ gặp được những người có kinh nghiệm đi quay, chụp hình cho sự kiện, họ sẽ biết cách làm sao để có những góc quay, góc ảnh đẹp và giá trị. Nhưng nếu không may, có những người không biết lúc nào cần quay, cần chụp, bởi vì lúc đáng lẽ cần họ ở đó thì họ lại bận quay ở một góc khác. Tốt nhất, bạn nên đưa cho họ kịch bản sơ lược và lưu ý với họ những mốc thời gian quan trọng (ví dụ giám đốc phát biểu, khui champagne,...) để họ làm gì thì làm, những lúc cần ghi lại hình ảnh thì họ phải có mặt ở đó. Chi phí cho quay phim vào khoảng 1,5 triệu - 2 triệu/show. Chụp hình từ 1,2 - 1,5 triệu/show. Nếu bạn có mối quan hệ tốt, thậm chí có thể thuê với giá thấp hơn nhưng vẫn có thợ chụp rất đẹp và chất lượng.

Khác

Bạn làm một sự kiện ở một trường học, và để có điện cho nhà thi công dàn dựng thì bạn phải liên hệ với người phụ trách hệ thống điện (thông thường là bảo vệ), hoặc bạn cần làm sạch sân trường để sắp xếp bàn ghế, mà người của bạn còn phải lo hàng chục thứ công chuyện khác, trong những trường hợp này, bạn cần đến sự hỗ trợ của những ngườin hư bảo vệ, tạp vụ tại địa điểm đó, và để thuê họ thì bạn phải trả một khoản phí nho nhỏ, nhớ những chi tiết này để liệt kê trong bảng dự trù kinh phí, nếu không muốn bỏ tiền túi ra để trả.

Read More

Để tổ chức một sự kiện trực tuyến thành công

Việc tổ chức sự kiện hiện nay còn bao hàm cả tổ chức sự kiện trực tuyến và càng ngày các Event trực tuyến được tổ chức ngày càng nhiều. Nhưng tổ chức một online event làm sao cho hiệu quả, và đo lường hiệu quả tổ chức sự kiện làm sao cho chính xác là điều trăn trở của những người thực hiện.

Chọn kênh thực hiện phù hợp

Nhiều công ty tổ chức Event của mình trên một microsite được thuê thiết kế như một trang web độc lập hoặc là dành một phần riêng trên website của mình cho việc này. Việc này có thuận lợi là họ có thể có một trang web hoàn toàn theo ý muốn của mình với những chức năng phục vụ tốt nhất cho ý tưởng về sự kiện của họ. Chẳng hạn một cuộc triển lãm ảnh thì trang web sẽ được tối ưu những hiệu ứng trình diễn ảnh hoa mỹ nhất, hay trang web phục vụ một cuộc thi thì có phần bầu chọn, bình luận, tổng kết điểm, sắp xếp thí sinh… hữu hiệu nhất. Đi đôi với việc này là một chi phí đầu tư khá lớn cho việc xây dựng microsite trong khi thời gian sử dụng không lâu.

Microsite dành cho một campaign của Diana

Nhiều công ty chọn giải pháp khác: xây dựng chiến dịch (campaign) của mình trên một diễn đàn (forum) hay trang mạng xã hội trung gian, ví dụ Facebook, Zing Me…. Việc này sẽ tiết kiệm cho nhà tổ chức một chi phí đáng kể lại tranh thủ được sự kết nối đông đảo từ cộng đồng có sẵn trên các mạng xã hội đó.

Vậy nên tổ chức sự kiện trên microsite, website hay “tá túc” trên một forum, mạng xã hội nào đó sẽ hiệu quả hơn? Về việc này sẽ có một số điều bạn nên cân nhắc như sau:

Trước tiên là về độ phủ: Bạn chỉ nên làm microsite khi bạn chắc chắn có một chiến lược truyền thông rầm rộ đi kèm, nếu chỉ đơn thuần xây dựng microsite mà không quảng bá mạnh mẽ thì sẽ rất lèo tèo người tham gia. Đó là lý do chỉ có các nhãn hàng mạnh mới dám bỏ nhiều tiền của ra làm các chiến dịch (campaign) trên microsite. Ngược lại, nếu làm trên các forum, mạng xã hội khác, bạn sẽ có sẵn một cộng đồng khổng lồ, việc tổ chức một cuộc thi trên Facebook chẳng hạn, có thể đem về cho bạn 10,000 – 20,000 thành viên một tháng mà không tốn quá nhiều nỗ lực quảng bá.

Thứ hai là về các tính năng của website: Microsite sẽ là nơi bạn mặc sức thể hiện thông điệp marketing của mình qua giao diện, tính năng… giống như mình mong muốn, trong khi đó các trang tạo trên những mạng xã hội khác chẳng khác gì một gian hàng tiêu chuẩn trong hội chợ: đơn điệu và mờ nhạt. Tuy nhiên nếu Event của bạn tổ chức khá đơn giản thì bạn cũng có thể xem việc tổ chức trên fan page như một cách tiết giảm chi phí và tăng độ phủ, và bạn cũng có thể phát triển các ứng dụng cộng thêm (application) chẳng hạn các trò chơi nhỏ, các thăm dò… để phục vụ Event của mình, các mạng xã hội nền tảng mở như Facebook, Google+, Zing Me… đều hỗ trợ việc này. Các forum thì hỗ trợ việc này kém nhất, họ chỉ có thể dành cho bạn một khu vực, gọi là Box, trên forum của mình, và các tương tác được thực hiện dưới hình thức mở topic, comment, chức năng bầu chọn cũng khá kém, tuy nhiên nhiều forum có số lượng thành viên lớn cũng là mảnh đất màu mỡ mà người làm marketing nhắm đến, vì một sự kiện tổ chức trên đó có thể thu hút vài trăm ngàn người chú ý chỉ trong vài ngày.

Cuộc thi viết blog của trà xanh C2 tổ chức trên Zing Me

Mạng xã hội Facebook xây dựng trên nền tảng mở cho phép bạn phát triển khá hoàn thiện các tính năng, ứng dụng theo như mong muốn, thậm chí tùy biến về HTML… để có trang Fan page thu hút nhất có thể. Tuy nhiên, nếu bạn muốn có một Fan page thân thiện hơn với sự hỗ trợ tối đa từ đội ngũ phát triển, giúp bạn tiết kiệm chi phí về kỹ thuật lẫn những thiếu sót có thể xảy ra trong quá trình phát triển các ứng dụng sao cho tương thích với mạng xã hội đó, bạn cũng có thể xem xét việc hợp tác, kết nối với các nhà phát triển mạng xã hội nội địa như là Zing Me và Go.vn. Hiện nay các mạng xã hội này đã có chính sách hợp tác đôi bên cùng có lợi với những đối tác triển khai chiến dịch marketing, truyền thông trên nền tảng của họ, cho nên việc cùng bàn thảo và hợp tác sẽ diễn ra tương đối thuận lợi. Thêm vào đó Nhà tổ chức có thể tận dụng kênh thanh toán trực tuyến và phân phối trên toàn quốc – vốn đã được phát triển từ lâu cho cộng đồng game thủ của họ – điều mà những mạng quốc tế như Facebook, Google+ chưa hỗ trợ tốt.

Một cuộc thi Avatar trên facebook Fan Page do Bánh bèo tổ chức năm 2010

Tại hội thảo Social Network – The Opent Platform do mạng xã hội Zing Me và Mạng Việt Nam go.vn tổ chức vào ngày 27/08/2011, ông Vương Quang Khải, phó tổng giám đốc VNG, phụ trách Zing.vn chia sẻ : Với thị phần chiếm 44,6%, Zing Me hiện đang là mạng xã hội Việt Nam đông người dùng nhất, đến cuối năm 2011 sẽ có khoảng 60 ứng dụng chạy trên nền tảng mạng xã hội Zing Me và doanh thu dự kiến là 80 tỉ đồng/tháng”. Nhiều đối tác như Megastar, Converse, Nokia… đã tổ chức thành công các campaign dành cho giới trẻ trên Zing Me với sự hỗ trợ tích cực từ “chủ nhà”. Việc phát triển một Fan page dĩ nhiên là miễn phí, chỉ khi nào nhà tổ chức cần phát triển các ứng dụng, hỗ trợ kỹ thuật cho người dùng tốt hơn hay muốn hợp tác trên một tầm cao hơn thì khi đó mới phát sinh chi phí.

Thứ ba là sự kết nối với khách hàng: Có một sự lãng phí lớn khi người ta xây dựng các microsite là, mặc dù tốn rất nhiều tiền bạc, công sức để phát triển một microsite nhưng khi campaign kết thúc, rất ít nhãn hàng giữ lại micorsite của mình. Số lượng khán giả đã ghé thăm sau đó một đi không trở lại. Nhưng khi làm trên các Fan page thì mối kết nối vẫn còn được duy trì, 10,000 fan của trang sẽ vẫn còn đó, vẫn hoạt động trên mạng xã hội đó để sẵn sàng tiếp nhận các thông điệp và các campaign mới của bạn. Mặc dù họ không chủ động ghé vào trang của bạn nữa nhưng các Fan page vẫn truyền thông điệp đến được họ.

Cân nhắc tính chất của sự kiện trực tuyến cần tổ chức

Đầu tiên là đối tượng tham dự chương trình. Nếu bạn xây dựng một trang riêng và có một chiến dịch truyền thông đặc biệt để quảng bá cho nó thì bạn có thể chủ động về đối tượng mình muốn tiếp cận, nhưng nếu bạn thực hiện Event trên một trang mạng xã hội thì bạn cần cân nhắc các mạng xã hội có đối tượng người dùng tương thích với mình, vừa lợi công về truyền thông lại tránh gây nhầm lẫn về hình ảnh thương hiệu. Hiện tại các mạng xã hội như Zing Me, Go.vn…, đối tượng chủ yếu nằm ở độ tuổi học sinh, sinh viên, nếu đối tượng của bạn là dân văn phòng chẳng hạn, bạn sẽ cần phải xem xét tìm kiếm các mạng xã hội khác phù hợp hơn, đơn cử như Facebook, hay gần đây là Google + bước đầu đang manh nha phát triển game và ứng dụng. Một số mạng nội địa dành cho giới văn phòng mà bạn có thể xem xét đó là Motibee.com (chuyên về phát triển và thăng tiến trong nghề nghiệp), Noi.vn, Henantrua.vn, Truongxua.vn (chuyên về kết bạn, làm quen)… Tuy nhiên vì các bên này chưa có sẵn chính sách nền tảng mở như Zing Me, Go.vn nên chắc chắn bạn sẽ phải bàn bạc thêm với họ về một phương án hợp tác suôn sẻ nhất, nhưng cái lợi mà bạn thu được đó là tính địa phương hóa cao hơn so với các mạng quốc tế.

Bạn cũng cần xem xét tính chất Event của mình để lựa chọn một trang mạng xã hội phù hợp cho mình. Một dạng Event thường hay được sử dụng nhất trên Internet đó là tổ chức cuộc thi vì tinh thần tranh đua sôi nổi sẽ làm cho Event luôn sôi động và thu hút nhiều sự chú ý. Ngoài ra có thể kể đến các dạng triển lãm trực tuyến, giao lưu trực tuyến, hay chơi game tính điểm để nhận một ưu đãi nào đó như vé mời dự sự kiện ngoại tuyến (offline event), tương tác ảo với thần tượng…. Nếu quyết định tổ chức trên các trang social media thì bạn nên cân nhắc trang nào có những tính năng phù hợp nhất với tính chất Event của mình. Một cuộc thi viết có lẽ phù hợp với một trang đã được tối ưu cho việc viết lách và blogging như Yume.vn hay Motibee Blog thay vì Facebook Note, ngoài việc chính là việc hiển thị thân thiện, dễ dùng thì nó cũng cho phép bạn đo đếm lượt xem, comment, bầu chọn… tốt hơn. Một cuộc thi ảnh cá nhân thì có thể tổ chức trên Facebook, Zing Me hay Ipro.vn, một cuộc thi clip có thể tổ chức trên Youtube, Clip.vn…, một cuộc thi trình diễn các powerpoint presentation đẹp có thể được phát động trên Slideshare.net hay tailieu.vn… còn một sự kiện giao lưu trực tuyến hay cuộc thi đơn giản có thể được tổ chức trên các forum nơi các thành viên ra vào liên tục.

Như đã có lần nhắc đến trong một bài viết khác, bạn nên chú ý tới yếu tố văn hóa để lựa chọn nơi tổ chức và hình thức tổ chức tối ưu cho mình. Bạn cần biết forum, mạng xã hội do địa phương nào phát triển thì nó quyết định văn hóa, cách giao tiếp, hành xử trong forum đó, từ đó nó quyết định đối tượng chủ yếu là người ở địa phương nào, chẳng hạn như forum otofun.net được rất nhiều nam giới mê xe hơi ở khu vực Hà Nội và miền Bắc nói chung tham gia và đánh giá cao, trong khi đó tại Tp.HCM, otosaigon.com mới là diễn đàn được anh em miền Nam ưa chuộng. Nếu bạn tổ chức Event cho một showroom xe hơi tại Tp.HCM mà lại tổ chức trên otofun.net thì xem chừng không hợp lý lắm.

Ngoài ra, tính cách của người miền Bắc là mạnh về ngôn ngữ diễn đạt, thích tranh luận, bàn thảo… trong khi đó đa phần người miền Nam thì hơi yếu phần này, nên trên các forum nơi có nhiều người miền Nam, đa phần có cách ứng xử là xem rồi … lặng lẽ đi ra hoặc nói vài câu vô thưởng vô phạt. Chính vì vậy những cuộc thi như thi viết, thi tranh luận nếu tổ chức ở khu vực ngoài Bắc có vẻ sẽ được hưởng ứng nhiều hơn ở miền Nam, trong khi đó những cuộc thi như chơi game tính điểm, chọn mã số may mắn… sẽ làm cho những khán giả trong Nam thấy hứng thú hơn.

Những nhân tố đo lường hiệu quả (KPI) một sự kiện trực tuyến

Những sự kiện trực tuyến có một ưu điểm là có thể đo lường một cách khá chính xác các con số theo tiêu chí và mục tiêu đã đặt ra, tạo các survey thăm dò ý kiến, thậm chí lấy được database người tham dự một cách khá dễ dàng thông qua việc cho đăng ký thành viên. Sau đây là một số tiêu chí quan trọng mà bạn có thể dùng để đo lường cho sự kiện của bạn:

- Lưu lượng trang: số lượng người tham dự Event, ngày giờ cao điểm, thấp điểm mà họ ghé thăm sự kiện của bạn

- Thông tin người tham dự: họ đến từ những nguồn nào, thông tin người tham dự, tỷ lệ độ tuổi, giới tính, địa phương…, sở thích, quan điểm của họ về vấn đề nào đó

- Mức độ tương tác của họ đối với Event: Số lượng tác phẩm dự thi, số lượt bầu chọn, số bình luận, số lượt xem tác phẩm…

- Tỷ lệ chuyển đổi (conversion rate): Chẳng hạn trong số người truy cập vào website của bạn, bao nhiêu % đăng ký chơi game nhận quà, bao nhiêu % đăng ký dùng sản phẩm mẫu, tỷ lệ phản hồi trên lượt xem…

- Mức độ phát tán thông điệp của bạn, thông qua các Event họ đã chia sẻ, tin họ đã gởi cho bạn bè qua Yahoo Messenger, mạng xã hội…

Các trang như Facebook, Zing Me… cung cấp cho bạn một công cụ quản lý fan page giúp bạn đo lường được những con số này, nhưng chỉ ở mức độ đơn giản, ví dụ số lượng người Like mới hàng ngày, số lượt tương tác, thành phần, độ tuổi khán giả, tỷ lệ phản hồi trên lượt xem… Còn những vấn đề như số lượng tác phẩm dự thi, nguồn giới thiệu truy cập, tỷ lệ chuyển đổi… bạn cần phải phối hợp với các công cụ quản lý trang và công cụ đo lường online như Google Analytics mới thăm dò được.

Công cụ quản lý Fan page của Facebook

Từ những tiêu chí này, bạn có thể đặt ra những mục tiêu cho mình để đo lường mức độ thành công của sự kiện. Vào lần đầu chưa có kinh nghiệm tổ chức sự kiện trực tuyến, hoặc tổ chức trên các trang mà bạn chưa quen thuộc, việc đặt mục tiêu cho sát thực tế sẽ tương đối khó khăn. Khi đó bạn nên tham khảo thêm các sự kiện tương tự với sự kiện của bạn đã được những người khác tổ chức trước đó để cân nhắc.

Tuy nhiên, không hẳn là khi bạn tổ chức một Event trực tuyến nào đó rồi thì khi làm Event tương tự bạn cũng có thể “bê nguyên xi” những tiêu chí tương tự. Mức độ tham gia của khán giả vào một sự kiện phụ thuộc nhiều yếu tố: quy mô truyền thông (truyền thông càng rộng, người tham dự càng nhiều), độ khó của cuộc thi (cuộc thi ảnh avatar dễ tham gia hơn thi viết nên sẽ có nhiều tác phẩm dự thi hơn), đối tượng khán giả (tuổi teen hào hứng với các cuộc thi sáng tạo tác phẩm hơn những lứa tuổi lớn hơn). Như vậy, nếu năm ngoái bạn tổ chức một cuộc thi trên Facebook, “câu” được 10,000 fan cho Fan page, năm nay sếp của bạn muốn có 30,000 fan cũng bằng một cuộc thi giống y như vậy, bạn phải dựa trên kinh nghiệm tổ chức cuộc thi năm ngoái, đưa ra công thức riêng về tỷ lệ chuyển đổi (conversion rate) người được truyền thông/người tham dự để xem mở rộng quy mô truyền thông như thế nào để gặt hái được 30,000 fan. Đó là chưa kể đến những lúc Facebook bị chặn khiến việc truy cập khó khăn hơn thì số người tham gia sẽ giảm đi nữa, ngẫm cũng thật đau đầu!

Read More

MẪU BÀI PHÁT BIỂU HỘI NGHỊ KHÁCH HÀNG THU HÚT SỰ CHÚ Ý

Tổ chức hội nghị khách hàng là hoạt động rất được chú trọng tại các doanh nghiệp hiện nay. Chương trình là dịp để công ty có thể kết nối, trao đổi với những khách hàng; đã và đang sử dụng dịch vụ, sản phẩm do mình cung cấp về chất lượng cũng như hiệu quả hoạt động của công ty.  Bởi vậy, trong tổng thể nội dung chương trình không thể thiếu đi những lời phát biểu từ phía đại diện doanh nghiệp trước khách hàng tới tham dự.

Lời mở đầu cho mẫu bài phát biểu hội nghị khách hàng

Mẫu bài phát biểu hội nghị khách hàng bao giờ cũng bắt đầu từ lời chào của ban lãnh đạo gửi tới toàn thể khách mời tới tham dự hội nghị.

• “Kính thưa Ông/Bà ………. cùng toàn thể các khách mời tới tham dự hội nghị khách hàng ngày hôm nay. Tôi tên là ………. hiện đang giữ chức vụ ………. của công ty X.
• Lời đầu tiên tôi xin thay mặt cho doanh nghiệp cảm ơn tất cả các khách hàng, đối tác đã tin tưởng và sử dụng các sản phẩm; dịch vụ của công ty trong suốt thời gian qua. Một lần nữa tôi cũng rất vui mừng cảm ơn các quý vị đã không quản đường xá xa xôi để có mặt tại buổi hội nghị này.
• Hôm nay, ngày ………. tháng ………. năm ………., Công ty X có tổ chức hội nghị khách hàng về vấn đề ………. (nêu chủ đề chính của việc tổ chức hội nghị). Chúng tôi hy vọng rằng hội nghị hôm nay sẽ được lắng nghe nhiều những đánh giá; những phản hồi của quý vị về chất lượng các sản phẩm; cũng như những điều mà khách hàng còn cảm thấy chưa hài lòng về công ty.
• Qua đó, chúng tôi xin rút kinh nghiệm để không ngừng hoàn thiện doanh nghiệp hơn nữa. Sau đây tôi xin phát biểu vào nội dung chính của hội nghị”.

Nội dung chính của hội nghị khách hàng

Đối với nội dung này, mẫu bài phát biểu hội nghị khách hàng cần khái quát một cách đầy đủ những vấn đề liên quan; xung quanh chủ đề mà hội nghị hướng đến. Tuy nhiên cách thức diễn ra lại đòi hỏi tính cô đọng; súc tích, không quá dài dòng để người nghe dễ tiếp thu, không bị nhàm chán.

Ban lãnh đạo có thể đề cập tới một số nội dung về quá trình làm việc cũng như sơ bộ về công tác hoạt động của doanh nghiệp thời gian gần đây. Chẳng hạn như:

• “Tình hình hoạt động của công ty, phạm vi và mức độ phát triển hiện tại của doanh nghiệp; so với trước đây đã có sự tiến xa ra sao ……….
• Các chính sách, các dự án mới đầy tiềm năng; và mang tính đột phá của doanh nghiệp trong thời gian tới
• Đi sâu giới thiệu về các thông tin liên quan đến sản phẩm; dịch vụ mà công ty đã, đang hoặc sẽ cung cấp. Doanh nghiệp đã làm những gì để cải thiện các sản phẩm dịch vụ này của công ty.
• Điểm qua một số khó khăn mà hiện nay công ty vẫn còn gặp phải. Tuy nhiên với uy tín và trách nhiệm của mình; công ty sẽ nỗ lực và cố gắng ra sao để khắc phục những khó khăn đó”.

Kết thúc bài phát biểu

Trong phần này tại buổi hội nghị khách hàng, đại diện công ty một lần nữa khẳng định quyết tâm vươn lên và không ngừng phát triển của doanh nghiệp.

• “Ở hiện tại và tương lai, công ty X sẽ không ngừng hoàn thiện; vững mạnh và phát triển. Biết sẽ có nhiều khó khăn và thử thách. Nhưng chúng tôi luôn hy vọng sẽ có các bạn bên cạnh – những khách hàng luôn tin tưởng chúng tôi.
• Nếu trong quá trình tổ chức hội nghị khách hàng có điều gì bất tiện mong quý vị thông cảm cho chúng tôi. Một lần nữa tôi xin chân thành cảm ơn các quý vị đã tới tham dự hội nghị và lắng nghe bài phát biểu của tôi. Chúc quý vị sức khỏe dồi dào, gặp nhiều may mắn. Xin chân thành cảm ơn”.

Lưu ý, mẫu bài phát biểu hội nghị khách hàng chỉ mới nêu tóm tắt sơ bộ về nội dung hội nghị. Quý doanh nghiệp cần bổ sung thêm các thông tin cụ thể; chính xác để người nghe dễ hiểu và nắm bắt rõ vấn đề.

Read More

CÁCH THỨC TỔ CHỨC HỘI NGHỊ KHÁCH HÀNG CHO NGÂN HÀNG

Ngân hàng là một doanh nghiệp lớn có tầm quan trọng đối với hệ thống tài chính của cả nước; và có một lượng lớn khách hàng lớn nhỏ. Vậy nên hội nghị khách hàng ngân hàng thường thu hút sự chú ý của giới báo chí; và nhiều đối tượng khác nhau. Để tổ chức được hội nghị khách hàng hoành tráng đến vậy. Nhà tổ chức cần lưu ý một số đặc điểm nhất định trong cách thức tổ chức hội nghị khách hàng.

Xác định mục đích, mục tiêu và đối tượng khách hàng

Ngân hàng là doanh nghiệp làm việc với tiền – tài sản; nó chỉ có thể vận hành được khi có khách hàng sử dụng những dịch vụ của mình.

Từ đặc điểm đó, mục đích trong việc tổ chức hội nghị khách hàng ngân hàng là tri ân khách hàng. Tạo dựng niềm tin cho khách hàng. Cuối cùng chính là khuyến khích việc đầu tư và sử dụng dịch vụ ngân hàng từ khách hàng.

Đối tượng khách hàng trong hội nghị khách hàng ngân hàng vô cùng đa dạng; cũng chính như nghiệp vụ ngân hàng vậy. Nó là tất cả những cá nhân, tổ chức, pháp nhân và cả những ngân hàng khách cùng tham dự.

Xác định được điều này; sẽ giúp ngân hàng hoạch định được số lượng khách mời cho những khâu chuẩn bị tiếp theo.

Lên ý tưởng và viết kịch bản chương trình

Vì tính chất công việc, hội nghị khách hàng ngân hàng thường rập khuôn với lối trang trọng và hoành tráng.

Những ý tưởng sự kiện như vậy không bao giờ là lỗi thời. Vì nó luôn để lại cho khách mời cảm giác được sự tôn trọng và chuyên nghiệp từ phía nhà tổ chức.

Về kịch bản chương trình, thường đa số các ngân hàng đều có phần lễ và hội. Trong phần lễ, ban lãnh đạo phát biểu đôi lời và tổng kết những thành tựu đã đạt được. Còn trong phần hội, đây là lúc mọi người cùng thưởng thức các tiết mục văn nghệ; chia sẻ và cảm ơn lẫn nhau.

Lựa chọn địa điểm, thời gian, số lượng khách mời

Từ đối tượng khách mời như trên, ngân hàng nên thu hẹp quy mô; để có thể ra được số lượng khách mời.

Dựa vào ý tưởng tổ chức hội nghị khách hàng ngân hàng và ngân sách cho việc thuê địa điểm; ngân hàng sẽ chốt hạ được địa điểm phù hợp.

Thông thường hội nghị khách hàng ngân hàng được tổ chức vào dịp đầu năm mới hoặc cuối năm cũ. Lợi dụng điều này để tổng kết, cho khách hàng thấy được hiệu quả hoạt động kinh doanh. Cũng như mở ra một giai đoạn làm việc mới hiệu quả.

Ngoài ra cũng nên tổ chức vào thứ 7 hoặc tối thứ 6; để tiện cho sự có mặt của tất cả khách mời.

Đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Tổ chức hội nghị khách hàng ngân hàng thành công không phải chuyện dễ dàng. Nó là tổng hòa của rất nhiều yếu tố và quan trọng nhất vẫn là con người.

Chọn lựa được một đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp sẽ đơn giản hóa toàn bộ các khâu. Từ lên kế hoạch cho đến khi dọn dẹp hội nghị.

Bên cạnh đó, họ có kinh nghiệm nên tiết kiệm tối đa chi phí và giảm thiểu rủi ro tốt nhất. Tạo nên hình ảnh đẹp cho ngân hàng trong mắt khách mời.

Read More

CÁC BƯỚC TỔ CHỨC LỄ KỶ NIỆM CƠ BẢN NHẤT

Lựa chọn địa điểm tổ chức lễ kỷ niệm

Thứ nhất và luôn luôn được ưu tiên hàng đầu chính là việc lựa chọn địa điểm tổ chức. Các bước tổ chức lễ kỷ niệm đầu tiên này sẽ dựa trên các yếu tố chủ chốt như số lượng khách mời; ý tưởng tổ chức, yêu cầu của nhà tổ chức… Từ đó có thể khoanh vùng như địa điểm phù hợp trong nhà; ngoài trời, lớn nhỏ khác nhau và bắt đầu liên hệ.

Tất nhiên không phải lúc nào những trung tâm tổ chức sự kiện đều có chỗ trống. Để có thể giữ chỗ cho mình theo đúng thời gian mong muốn; công ty phải đặt cọc trước từ một tháng trở lên. Đặc biệt tại những nơi nổi tiếng, khách sạn hạng sang. Việc liên hệ đặt trước cũng giúp công ty chủ động hơn khi có sự thay đổi ví dụ như hoãn; hủy chương trình.

Chọn thời gian tổ chức

Như đã nói ở trên, nhiều khi thời gian tổ chức lễ kỷ niệm đã được lên từ trước rất lâu theo đúng ngày thành lập doanh nghiệp; hoặc vào một ngày đẹp lân cận đấy. Để chọn lựa được thời gian tổ chức, nhiều công ty phải xem ngày đẹp theo lịch vạn sự; và chọn ngày đẹp đó trên thực tế để phù hợp với khách mời tham dự.

Thường thì nên chọn ngày vào sáng chiều thứ bảy hoặc tối thứ sáu. Thời điểm này không ảnh hưởng đến công việc của khách mời và công ty. Mà lại không lạm sang ngày chủ nhật nghỉ ngơi thư giãn của mọi người.

Các bước tổ chức lễ kỷ niệm không thể bỏ qua khâu lên kịch bản

Trong các bước tổ chức lễ kỷ niệm thì lên kịch bản luôn là bước quan trọng nhất. Nó được diễn ra khi có yếu tố phụ đã dần dần hoàn chỉnh để tiến tới chuẩn bị nội dung chính của buổi lễ. Nếu không có kích bản hay kịch bản sơ sài; mọi hoạt động của buổi lễ không có sự giám sát và liền mạch; gây ra sự hỗn loạn, thiếu chuyên nghiệp.

Kịch bản sau khi hoàn thành nên có sự kiểm duyệt của người quản lý và thông qua bởi ban lãnh đạo công ty. Để vừa thống nhất lại vừa chuẩn xác với mục đích tổ chức lễ kỷ niệm.

Chuẩn bị ekip tổ chức

Nhiều công ty sẽ tự tổ chức buổi lễ kỷ niệm cho riêng mình với mong muốn chủ động và tiết kiệm chi phí thuê ekip tổ chức chuyên nghiệp. Tuy nhiên bên cạnh những lợi ích đó thì cũng có những hạn chế như việc công ty không có chuyên môn trong tổ chức sự kiện nên không hoạch định đủ yêu cầu với một sự kiện, phải chỉnh sửa nhiều khi lên kịch bản, xác định thời gian; cũng như thiếu hụt về mảng nhân sự tổ chức.

Ngược lại khi các bước tổ chức lễ kỷ niệm được thực hiện bởi ekip chuyên nghiệp thì mọi thứ sẽ đơn giản, dễ dàng hơn rất nhiều.

Duyệt chương trình và tiến hành

Sau khi hoàn tất tất cả các khâu. Các bước tổ chức lễ kỷ niệm sẽ chốt lại với phần tổng duyệt. Đây là cơ hội để người quản lý chương trình có thể xem xét lại toàn bộ các hạng mục; tiết mục tổ chức xem đã đạt tiêu chuẩn chưa? Có gặp trục trặc gì hay không?. Nhân sự đã thông suốt chưa để kịp thời chỉnh đốn lại. Cuối cùng khi đến thời điểm, sẽ cho tiết hành buổi lễ.

Read More