Lựa chọn địa điểm tổ chức lễ kỷ
niệm
Thứ
nhất và luôn luôn được ưu tiên hàng đầu chính là việc lựa chọn địa điểm tổ
chức. Các bước tổ chức lễ kỷ niệm đầu tiên này sẽ dựa trên các
yếu tố chủ chốt như số lượng khách mời; ý tưởng tổ chức, yêu cầu của nhà tổ
chức… Từ đó có thể khoanh vùng như địa điểm phù hợp trong nhà; ngoài trời, lớn
nhỏ khác nhau và bắt đầu liên hệ.
Tất
nhiên không phải lúc nào những trung tâm tổ chức sự kiện đều có chỗ trống. Để
có thể giữ chỗ cho mình theo đúng thời gian mong muốn; công ty phải đặt cọc
trước từ một tháng trở lên. Đặc biệt tại những nơi nổi tiếng, khách sạn hạng
sang. Việc liên hệ đặt trước cũng giúp công ty chủ động hơn khi có sự thay đổi
ví dụ như hoãn; hủy chương trình.
Chọn thời gian tổ chức
Như
đã nói ở trên, nhiều khi thời gian tổ chức lễ kỷ niệm đã được lên từ trước rất
lâu theo đúng ngày thành lập doanh nghiệp; hoặc vào một ngày đẹp lân cận đấy.
Để chọn lựa được thời gian tổ chức, nhiều công ty phải xem ngày đẹp theo lịch
vạn sự; và chọn ngày đẹp đó trên thực tế để phù hợp với khách mời tham dự.
Thường
thì nên chọn ngày vào sáng chiều thứ bảy hoặc tối thứ sáu. Thời điểm này không
ảnh hưởng đến công việc của khách mời và công ty. Mà lại không lạm sang ngày
chủ nhật nghỉ ngơi thư giãn của mọi người.
Các bước tổ chức lễ kỷ niệm
không thể bỏ qua khâu lên kịch bản
Trong các
bước tổ chức lễ kỷ niệm thì lên kịch bản luôn là bước quan trọng nhất.
Nó được diễn ra khi có yếu tố phụ đã dần dần hoàn chỉnh để tiến tới chuẩn bị
nội dung chính của buổi lễ. Nếu không có kích bản hay kịch bản sơ sài; mọi hoạt
động của buổi lễ không có sự giám sát và liền mạch; gây ra sự hỗn loạn, thiếu
chuyên nghiệp.
Kịch
bản sau khi hoàn thành nên có sự kiểm duyệt của người quản lý và thông qua bởi
ban lãnh đạo công ty. Để vừa thống nhất lại vừa chuẩn xác với mục đích tổ chức
lễ kỷ niệm.
Chuẩn bị ekip tổ chức
Nhiều
công ty sẽ tự tổ chức buổi lễ kỷ niệm cho riêng mình với mong muốn chủ động và
tiết kiệm chi phí thuê ekip tổ chức chuyên nghiệp. Tuy nhiên bên cạnh những lợi
ích đó thì cũng có những hạn chế như việc công ty không có chuyên môn trong tổ
chức sự kiện nên không hoạch định đủ yêu cầu với một sự kiện, phải chỉnh sửa
nhiều khi lên kịch bản, xác định thời gian; cũng như thiếu hụt về mảng nhân sự
tổ chức.
Ngược
lại khi các bước tổ chức lễ kỷ niệm được thực hiện bởi ekip
chuyên nghiệp thì mọi thứ sẽ đơn giản, dễ dàng hơn rất nhiều.
Duyệt chương trình và tiến hành
Sau
khi hoàn tất tất cả các khâu. Các bước tổ chức lễ kỷ niệm sẽ
chốt lại với phần tổng duyệt. Đây là cơ hội để người quản lý chương trình có thể
xem xét lại toàn bộ các hạng mục; tiết mục tổ chức xem đã đạt tiêu chuẩn chưa?
Có gặp trục trặc gì hay không?. Nhân sự đã thông suốt chưa để kịp thời chỉnh
đốn lại. Cuối cùng khi đến thời điểm, sẽ cho tiết hành buổi lễ.