Trước khi chính thức bắt đầu, hãy ghi nhớ một
vài nguyên tắc quan trọng sau đây:
1. Ghi chép mọi lúc mọi nơi.
2. Mỗi lần chỉ làm 1 việc.
3. Làm theo thứ tự từ trên xuống dưới.
4. Mỗi tuần xem lại một lần.
5. Có thể hoàn thành hết nhiệm vụ được không
còn phải xem bản thân bạn.
Phương pháp ghi chép:
Bởi vì phương pháp này không thể phân loại
nhiệm vụ theo nơi chốn (ở nhà, ở văn phòng, ở ngoài…) nên tôi kiến nghị chia
nhiệm vụ theo "ngày" kết hợp "phương pháp ghi chú viên đạn"
để chia các nhiệm vụ ra theo thuộc tính. Những ai muốn thử phương pháp ghi chép
này cần phải vô cùng tự giác đi kiểm tra nhiệm vụ mỗi ngày, và ghi nhớ thời
gian làm các nhiệm vụ. Thao tác cụ thể là như sau:
Đầu tiên, chuẩn bị một quyển sổ nhỏ làm sổ ghi
chép.
1. Lấy "tuần" làm tổng thể,
"ngày" làm đơn vị, phân bố nhiệm vụ của mỗi tuần theo từng ngày.
2. Ở cuối mỗi nhiệm vụ phải viết deadline.
3. Vẽ mỗi một kí hiệu đặc biệt lên từng nhiệm
vụ:
•! : Chọn ra nhiệm vụ quan trọng nhất, quan
trọng thứ nhì, thứ 3, lần lượt vẽ lên phía trước mỗi nhiệm vụ 3, 2, 1 dấu chấm
than, có thể dùng bút màu để phân biệt.
•@: Ở mỗi nhiệm vụ dùng kí hiệu @ để đánh dấu
người có liên quan đến nhiệm vụ đó của bạn, ví dụ bạn cần viết báo cáo hoạt
động để nộp cho sếp, vậy thì bổ sung thêm [@lãnh đạo] vào sao nhiệm vụ đó của
bạn.
• =>: đối với những việc cần phải giao cho
người khác làm có thể bổ sung thêm [=> ai đó] ở sau nhiệm vụ đó.
4. Sau khi làm xong nhiệm vụ nào hãy tích V
hoặc gạch nhiệm vụ đó đi.
Tiếp đó, chuẩn bị một quyển lịch, ghi chép lại
những nhiệm vụ cố định, ví dụ: thứ 4 hàng tuần đi ăn với hội bạn.
Ở cuối mỗi tuần bạn có thể bổ sung thêm mục
KPT, có thể trình bày theo hàng ngang ở cuối trang sổ nhiệm vụ của tuần đó:
KPT, trong đó K: keep, P: problem, T: try.
Ví dụ: Tuần 1:
!!!: viết phương án mới @lãnh đạo
10h sáng
!!: đi gặp khách hàng
14h => 15h
!: viết báo cáo => Nguyễn thị B
……
(Cuối trang)
K:
P:
T:
(những chuyện bạn
(Vấn đề gặp phải khi
(thử tiến
hành)
đang làm dở trước đó)
làm nhiệm vụ)
Vậy thì trình tự công việc sẽ
là như sau:
1. Sắp xếp nhiệm vụ cho mỗi ngày, không quá 5
nhiệm vụ 1 ngày
2. Lúc nào cũng có thể thêm nhiệm vụ mới
3. Mỗi sáng xem lịch một lần, xem xem hôm nay
có chuyện gì quan trọng hay không
4. Hoàn thành nhiệm vụ không thể trì hoãn
trước, sau đó hoàn thành 3 việc quan trọng nhất, cuối cùng hoàn thành nốt 2
việc còn lại, không xong sẽ không tan làm.
5. Trước khi tan làm, kiểm tra lại một lần
nữa, những chuyện đã xong hãy đánh dấu là đã làm hoặc gạch đi.
Mong rằng phương pháp ghi chép này có thể giúp
bạn sắp xếp công việc một cách hợp lý, phân chia đâu là việc nên làm trước,
việc nào nên làm sau để có một ngày làm việc hiệu quả nhất.