Những chú ý khi lựa chọn phòng họp

Không gian phòng họp là yếu tố gián tiếp nhưng lại là yếu tố rất quan trọng mang đến sự thoải mái và thành công trọn vẹn trong cuộc họp. Vì vây khi lựa chọn thuê phòng họp, bạn cần lưu ý những điểm sau:

1. Quy mô phòng họp

• Bạn đã bao giờ dự họp trong một phòng quá chật chưa?
• Đương nhiên bạn sẽ cảm thấy không thoải mái, mất tập trung và muốn bỏ về sớm. Do vậy cuộc họp sẽ khó có thể đạt được thành công như mong muốn.
• Nhưng nếu thuê một phòng họp quá rộng thì tất nhiên chi phí bỏ ra sẽ không hề nhỏ, bạn cũng chẳng hề thích điều đó đúng không?
• Vì vậy trước khi thuê phòng họp, bạn cần thống kê số người tham gia cuộc họp để lựa chọn phòng họp có quy mô và diện tích phù hợp.

Hiện nay trên thị trường, phòng họp cho thuê có diện tích rất đa dạng nên các doanh nghiệp có thể yên tâm lựa chọn được phòng họp theo nhu cầu.

2. Kết cấu phòng họp

Tùy vào mục đích của cuộc họp mà doanh nghiệp chọn thuê các loại phòng họp khác nhau:

• Với các cuộc họp mang tính trang trọng như kí kết hợp đồng, hội nghị cổ đông, nên chọn các phòng họp vừa phải, không gian sạch sẽ, lịch sự, yên tĩnh, setup theo mô hình Hollow Square hoặc Boardroom để tạo không gian chuyên nghiệp, thuận tiện cho người tham dự ghi chép và tương tác.
• Còn với các cuộc họp ít mang tính trang trọng hơn như các buổi training, đào tạo quy mô nhỏ, các buổi gặp gỡ có thể chọn các phòng họp nhỏ hoặc lớn tùy thuộc vào số lượng người tham dự, phòng có thể thiết kế theo hình chữ U (U-Shape) hoặc mô hình lớp học (Classroom) nhằm tạo sự thân mật giữa người tham dự, dung hòa việc truyền tải thông tin và tương tác với khán giải.

3. Trang thiết bị phòng họp

Phòng họp nên được trang bị đầy đủ các trang thiết bị như đèn chiếu sáng, màn chiếu hoặc màn hình LED, thiết bị điều hòa và trang âm.

• Bạn thử tưởng tượng phải ngồi họp trong tình cảnh mồ hôi nhễ nhại…??

4. Không gian và màu sắc

Đây là khía cạnh quyết định đến chất lượng cuộc họp của bạn.
Một không gian thoáng mát, yên tĩnh, sạch sẽ, màu sắc phù hợp sẽ giúp bạn tập trung, thoải mái, tất nhiên hiệu quả công việc sẽ hơn cả bạn mong muốn.