Tổ chức Hội nghị khách hàng là một sự kiện thường niên của nhiều doanh nghiệp hiện nay. Đây là cơ hội để doanh nghiệp có thể giao lưu, hợp tác; giúp gắn kết hơn mối quan hệ giữa doanh nghiệp với khách hàng. Đặc biệt là các đối tượng khách hàng lớn, khách hàng thân thiết, như các đối tác kinh doanh.
Lựa chọn địa
điểm
Địa điểm là yếu tố không thể thiếu;
và cần được chuẩn bị từ sớm cho việc tổ chức các sự kiện lớn như hội nghị khách
hàng.
Đối với tính chất của sự kiện này;
địa điểm thường được lựa chọn là các văn phòng hội nghị lớn, có tính chất kín,
đảm bảo diện tích không gian rộng ;để có thể đón tiếp một lượng lớn khách mời
tham gia.
Đồng thời cũng phải đảm bảo sự sang
trọng, lịch sự; nhằm phù hợp với tính chất quan trọng của chương trình hội nghị
khách hàng.
Lên kế hoạch
về thời gian tổ chức
Việc xác định thời gian tổ chức sẽ
giúp ban tổ chức chủ động được lịch trình cách thuận lợi.
Ban tổ chức nên lựa chọn thời gian
tổ chức vào các ngày thứ 7, chủ nhật; hoặc các thời điểm giữa năm để đảm bảo
khách mời không quá bận rộn. Điều này giúp đảm bảo số lượng khách mời tham dự
chương trình được đông đủ hơn.
Ngoài ra, ban tổ chức sau khi đã lựa
chọn được thời gian, địa điểm cho chương trình; thì cần báo sớm cho khách mời
để họ có thể lên phương án di chuyển; và sắp xếp công việc để tham dự được sự
kiện này.
Lên danh sách
khách mời
Một trong những cách tổ chức
hội nghị khách hàng thành công là phải hoạch định đúng số lượng khách
mời. Lên danh sách khách mời sớm sẽ đảm bảo cho ban tổ chức lựa chọn được địa
điểm; và lên kịch bản tổ chức chương trình phù hợp.
Thuận lợi cho việc thiết kế in ấn
thiệp mời và đặt bàn tiệc nếu có.
Chuẩn bị tốt
khâu hậu cần là cách tổ chức hội nghị khách hàng chuyên nghiệp
Để đảm bảo cho việc tổ chức thành
công chương trình hội nghị khách hàng, ban tổ chức cần chuẩn bị tốt các khâu
hậu cần như:
- Nhân
lực: Lựa chọn nhân lực đủ đảm bảo phục vụ chu đáo cho chương trình. Bao
gồm nhân viên lễ tân, nhân viên phục vụ, MC, nhân viên kĩ thuật…
- Trang
trí hội trường: Trang trí hội trường cần được hoàn tất trước ngày diễn ra
hội nghị ít nhất 1 ngày. Để có thể tổng duyệt, khắc phục sớm các sự cố xảy
ra; và đảm bảo sự chuyên nghiệp cho hội nghị khách hàng.
- Chi
phí: Ban tổ chức cần đảm bảo chuẩn bị đủ chi phí; để phục vụ cho việc tổ
chức sự kiện một cách chuyên nghiệp, đầy đủ, phù hợp.
Lên kịch bản
chi tiết để tổ chức chương trình hội nghị khách hàng
Lên kịch bản là bước quan trọng và
quyết định trực tiếp tới sự thành công của cả chương trình. Chính vì vậy, ban
tổ chức cần lên kịch bản từ sớm. Tham khảo kinh nghiệm tổ chức chương trình của
nhiều đơn vị khác; hoặc các chương trình trước đó của doanh nghiệp. Để có thêm
kinh nghiệm cũng như ý tưởng để tạo sự độc đáo, hấp dẫn và thu hút cho chương
trình.
Nhìn chung, kịch bản cho chương
trình tổ chức hội nghị khách hàng chuyên nghiệp; cần phải có đủ hai phần là phần
lễ và phần tiệc với các mục sau:
- Khai
mạc chương trình và giới thiệu các đại biểu, khách mời tham dự.
- Đại
diện doanh nghiệp phát biểu, nói lời tri ân tới khách hàng. Tặng hoa và
quà cho khách mời, đối tác tham dự và các cá nhân có thành tích.
- Tổ
chức biểu diễn các tiết mục giúp tăng phần sôi động cho chương trình và
khai tiệc.
- Kết
thúc, đại diện doanh nghiệp phát biểu và gửi lời cảm ơn tới các khách mời.
Ngoài ra, trong kịch bản, ban tổ
chức cũng cần dự trù các phương án để xử lý các trường hợp phát sinh. Để có thể
đảm bảo quá trình tổ chức sự kiện được xuyên suốt, chuyên nghiệp.
Ms Hòa – Quản lý dịch vụ
Mobile : 0912 123 267 / 0986 301 063
Ms. Phương – Quản lý dịch vụ
Mobile : 098.235.4969 / 090.349.7886
Email: Hoitruonghanoi@gmail.com
