Không gian là yếu tố
quan trọng
Số lượng khách mời hội nghị là điều tất yếu quý công ty cần xác
định ngay từ đầu. Xác định số lượng và đối tượng khách mời sẽ tạo điều
kiện lựa chọn phòng hội nghị tốt nhất. Phòng hội nghị cho 100-300
khách phải đảm bảo đủ diện tích di chuyển, khoảng cách lối đi hợp lý, không quá
hẹp mà cũng không quá rộng.
Nếu không gian quá chật chội, khách mời sẽ cảm thấy bí bách, khó
chịu. Nhất là khi phải ngồi “bó gối” trong thời gian quá dài. Ngược lại, nếu
không gian quá lớn sẽ ảnh hưởng đến sự tập trung của người nghe. Không đem lại
hiệu quả cao cho hội nghị.
Địa điểm tổ chức hội
nghị
Bên cạnh số lượng khách mời, địa điểm tổ chức hội
nghị cũng là một yếu tố cần lưu ý. Với đối tượng khách mời là trung
niên, lớn tuổi địa điểm tổ chức nên là các trung tâm tổ chức sự kiện sang trọng
và lịch sự.
Trong khi đó, các không gian ngoài trời thoáng đãng có thể là
lựa chọn tốt hơn cho người trẻ tuổi. Những đối tượng càng có chức vụ, tầm quan
trọng cao thì địa điểm tổ chức cũng vì thế mà nâng tầm đẳng cấp hơn thành khách
sạn 5* hay resort đẳng cấp quốc tế.
Thời gian tổ chức hội
nghị
Đối với người trẻ, học sinh sinh viên, thời gian tổ chức
hội nghị nên là cuối tuần. Khi mà khách hàng có ngày nghỉ học, nghỉ
làm và thời gian rảnh rỗi. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần lưu ý đặt địa điểm
trước. Và có những phương án dự phòng trong trường hợp địa điểm đó đã kín chỗ
do quá tải cuối tuần.
Một hội nghị quan trọng thì thời gian chuẩn bị có thể kéo dài
vài tháng. Điều này đặt ra yêu cầu phòng hội nghị phải đảm bảo
trống trong khoảng thời gian đó, không có bất kỳ sai sót nào xảy ra trong quá
trình diễn ra hội nghị.
Trang thiết bị phục vụ
hội nghị quy mô 100 – 300 khách
Chuẩn bị tổ
chức hội nghị khách hàng không
chỉ dừng lại ở khâu đặt được phòng đúng thời gian. Mà còn ở chu trình lên trang
thiết bị cần thiết.
Một số trung tâm tổ chức sự kiện đã có đầy đủ các hạng mục như
sân khấu, hệ thống âm thanh – ánh sáng. Nhưng để bảo đảm hội nghị diễn ra suôn
sẻ, những hạng mục này cần được kiểm tra chất lượng. Thử nghiệm demo trước khi
đưa vào vận hành.
Một số hội nghị có nhu cầu sử dụng có hạng mục đặc biệt như mic
di động, mic để bàn, tai nghe, phông chiếu,… thì cũng cần xác định số lượng,
chuẩn bị và thi công lắp đặt trước.
Hướng dẫn tổ chức hội
nghị với chi phí dự toán
Phòng hội nghị tổ chức trong các trung tâm tổ chức sự kiện hay
khách sạn thường có hai cách tính chi phí. Đó là theo đầu người hoặc theo sức
chứa của phòng. Thông thường các khách sạn sẽ tính phí trên đầu người, giá sẽ
bao gồm giải khát, đồ ăn nhẹ, bữa ăn chính dẫn đến chi phí khá đắt đỏ,… Ở một
số địa điểm phổ thông, tùy vào chất lượng phục vụ, hội trường sức chứa từ 100-300
khách sẽ giao động trong khoảng trên dưới vài triệu đồng mức phí dễ thở hơn dành
cho doanh nghiệp vừa và nhỏ.