Hướng Dẫn Tổ Chức Hội Nghị Quy Mô 100 – 300 Khách
.

Hướng Dẫn Tổ Chức Hội Nghị Quy Mô 100 – 300 Khách


Không gian là yếu tố quan trọng
Số lượng khách mời hội nghị là điều tất yếu quý công ty cần xác định ngay từ đầu. Xác định số lượng và đối tượng khách mời sẽ tạo điều kiện lựa chọn phòng hội nghị tốt nhất. Phòng hội nghị cho 100-300 khách phải đảm bảo đủ diện tích di chuyển, khoảng cách lối đi hợp lý, không quá hẹp mà cũng không quá rộng.
Nếu không gian quá chật chội, khách mời sẽ cảm thấy bí bách, khó chịu. Nhất là khi phải ngồi “bó gối” trong thời gian quá dài. Ngược lại, nếu không gian quá lớn sẽ ảnh hưởng đến sự tập trung của người nghe. Không đem lại hiệu quả cao cho hội nghị.



Địa điểm tổ chức hội nghị
Bên cạnh số lượng khách mời, địa điểm tổ chức hội nghị cũng là một yếu tố cần lưu ý. Với đối tượng khách mời là trung niên, lớn tuổi địa điểm tổ chức nên là các trung tâm tổ chức sự kiện sang trọng và lịch sự.
Trong khi đó, các không gian ngoài trời thoáng đãng có thể là lựa chọn tốt hơn cho người trẻ tuổi. Những đối tượng càng có chức vụ, tầm quan trọng cao thì địa điểm tổ chức cũng vì thế mà nâng tầm đẳng cấp hơn thành khách sạn 5* hay resort đẳng cấp quốc tế.
Thời gian tổ chức hội nghị
Đối với người trẻ, học sinh sinh viên, thời gian tổ chức hội nghị nên là cuối tuần. Khi mà khách hàng có ngày nghỉ học, nghỉ làm và thời gian rảnh rỗi. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần lưu ý đặt địa điểm trước. Và có những phương án dự phòng trong trường hợp địa điểm đó đã kín chỗ do quá tải cuối tuần.
Một hội nghị quan trọng thì thời gian chuẩn bị có thể kéo dài vài tháng. Điều này đặt ra yêu cầu phòng hội nghị phải đảm bảo trống trong khoảng thời gian đó, không có bất kỳ sai sót nào xảy ra trong quá trình diễn ra hội nghị.

Trang thiết bị phục vụ hội nghị quy mô 100 – 300 khách
Chuẩn bị tổ chức hội nghị khách hàng không chỉ dừng lại ở khâu đặt được phòng đúng thời gian. Mà còn ở chu trình lên trang thiết bị cần thiết.
Một số trung tâm tổ chức sự kiện đã có đầy đủ các hạng mục như sân khấu, hệ thống âm thanh – ánh sáng. Nhưng để bảo đảm hội nghị diễn ra suôn sẻ, những hạng mục này cần được kiểm tra chất lượng. Thử nghiệm demo trước khi đưa vào vận hành.
Một số hội nghị có nhu cầu sử dụng có hạng mục đặc biệt như mic di động, mic để bàn, tai nghe, phông chiếu,… thì cũng cần xác định số lượng, chuẩn bị và thi công lắp đặt trước.

Hướng dẫn tổ chức hội nghị với chi phí dự toán
Phòng hội nghị tổ chức trong các trung tâm tổ chức sự kiện hay khách sạn thường có hai cách tính chi phí. Đó là theo đầu người hoặc theo sức chứa của phòng. Thông thường các khách sạn sẽ tính phí trên đầu người, giá sẽ bao gồm giải khát, đồ ăn nhẹ, bữa ăn chính dẫn đến chi phí khá đắt đỏ,… Ở một số địa điểm phổ thông, tùy vào chất lượng phục vụ, hội trường sức chứa từ 100-300 khách sẽ giao động trong khoảng trên dưới vài triệu đồng mức phí dễ thở hơn dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ.