Một sự kiện dù được tổ chức với quy mô lớn hay nhỏ thì cũng cần được chuẩn bị chu đáo và lên kế hoạch rõ ràng, cụ thể. Công tác chuẩn bị càng tỉ mỉ, chu đáo bao nhiêu thì tỉ lệ thành công của sự kiện đó càng lớn, và càng giảm thiểu được các sự cố ngoài ý muốn trong sự kiện bấy nhiêu. Và một trong những công tác chuẩn bị mà bạn không thể bỏ qua đó là việc lựa chọn địa điểm và hội trường tổ chức sự kiện. Chúng tôi sẽ giới thiệu một vài kinh nghiệm nhỏ về thuê hội trường tổ chức sự kiện để bạn có thể tham khảo.
1. Địa điểm
Khi thuê hội trường tổ
chức sự kiện điều bạn cần quan tâm đầu tiên chính là địa điểm. Nếu chọn được
địa điểm phù hợp với loại hình tổ chức sự kiện sẽ tạo ra không khí hài hòa và
một tâm lý môi trường không gian tích cực. Điều này sẽ làm cho khách tham dự
cảm thấy thật thoải mái, dễ chịu và có xu hướng thân thiện hơn, tiến gần và hòa
nhập hơn với sự kiện, thúc đẩy tổ chức sự kiện thành công.
Bạn cũng nên cân nhắc việc
lựa chọn diện tích hội trường với số lượng khách mời, thông thường sức chứa sẽ
là 1m2 cho một khách tham dự.
2. Chất
lượng hội trường
Chất lượng hội trường rất quan trọng, để
bạn có được cái nhìn tổng quan hơn về chất lượng hội trường bạn nên xem những
nội dung sau đây: Không gian, diện tích, nội thất hội trường như bàn ghế, sân
khấu, hoa, bàn ghế đại biểu, bày trí set up hội trường, các trang thiết bị đầy đủ:
Wifi, màn chiếu, chất lượng âm thanh, an ninh tốt, có máy pháp dự phòng, nước
uống nóng lạnh, các giải pháp dự phòng khi có sự cố xẩy ra …
Khi hội trường tổ
chức sự kiện có địa chỉ cụ thể, rõ ràng và có đánh dấu trên bản đồ
googlemaps sẽ giúp khách hàng tiết kiệm được thời gian tìm kiếm địa điểm khi
đến tham dự.
Khi địa điểm có bãi đỗ xe
các loại (xe máy, xe ô tô) thì khách của bạn sẽ chẳng phải loay hoay tìm chỗ
gửi xe khi đến sự kiện.
3. Các dịch vụ đi kèm trong khu vực hội trường:
Một vài dịch vụ đi kèm
trong khu vực hội trường như dịch vụ teabreak, nhận đặt tiệc, hoa tươi chúc
mừng, buffet theo yêu cầu, in ấn, trang trí sân khấu, thi công backdrop,…
Lưu ý khi đặt dịch vụ teabreak bạn cũng nên ngó qua khu vực bày biện tiệc đảm bảo rộng rãi, thoáng mát, sạch sẽ cho khách mời trong thời gian dùng teabreak
4. Giá thuê hội trường:
Giá cả để bạn thuê hội trường tổ chức sự kiện
phụ thuộc vào nhiều yếu tố như: Địa điểm, diện tích, trang thiết bị, và một vài
yếu tố khác. Do đó bạn phải cân đối thật cân đối với kinh phí của của mình, và
nên có phí dự trù khi phát sinh.
5. Hợp
đồng thuê hội trường:
Bạn nên làm hợp rõ ràng giữa
2 bên, kiểm tra kĩ càng tình trạng, chất lượng hội trường cũng như những dịch
vụ đi kèm, để tránh những chi phí phát sinh không đáng có trong kế hoạch kinh
phí của bạn.
Với hơn 10 năm kinh nghiệm nhỏ khi thuê hội trường tổ chức sự kiện rất
thiết thực trên, hy vọng chúng tôi có thể giúp quý khách hàng tổ chức được
những chương trình thành công nhất.
Khách hàng có nhu cầu thuê hội trường tổ chức sự kiện tại Hà Nội xin vui lòng liên hệ:
Ms Hòa – Quản lý dịch vụ
Mobile : 0912 123 267 / 0986 301 063
Ms. Phương – Quản lý dịch vụ
Mobile : 098.235.4969 / 090.349.7886
Email: Hoitruonghanoi@gmail.com
