Thông thường với các cuộc họp nhỏ nội bộ thì các công ty
thường tổ chức ngay tại phòng họp của công ty mình. Tuy nhiên có những cuộc
họp, sự kiện lớn, hoặc họp với khách hàng, công ty sẽ phải lựa chọn phòng họp ở
bên ngoài. Có rất nhiều yếu tố ảnh hưởng đến sự thành công của một cuộc
họp sự kiện, trong đó có lựa chọn và bài trí phòng họp. Vì vậy nếu phải thuê
phòng họp ở bên ngoài, bạn cần chuẩn bị và kiểm tra kỹ càng để đảm bảo
phòng họp mà bạn lựa chọn sẽ góp phần giúp cho buổi họp diễn ra thành công.
Dưới đây là một vài điều mà lưu ý trước khi thuê phòng họp.
- Nếu có thể, hãy ghé thăm không
gian căn phòng trước khi diễn ra cuộc họp để biết được cách bố trí của căn
phòng, sắp đặt lại nếu cần và nắm rõ vị trí của nó trong tòa nhà để có thể
chỉ dẫn đi lại cho người tham dự.
- Cân nhắc và lựa chọn cách bài
trí trong phòng họp. Nếu cần thiết bạn có thể lựa chọn một
không gian được bài trí sáng tạo để phù hợp với tính chất cuộc họp.
- Những người tham dự cuộc họp là
ai? Nếu đó là một cuộc họp hội đồng quản trị hoặc họp với khách hàng cao
cấp thì nên chọn một phòng họp có chất lượng tốt và sang trọng hơn một
chút.
- Địa điểm mà bạn chọn có dễ tìm
hay không? Chỗ đậu xe có thuận tiện hay không? Hãy đảm bảo địa chỉ mà bạn
gửi đến cho người tham dự được ghi chi tiết và dễ tìm, thuận tiện đi lại.
- Trong cuộc họp cần sử dụng
những thiết bị gì, ví dụ như loa,micro, máy chiếu, bảng viết… Nếu có, hãy
đảm bảo những thiết bị đó được trang bị đầy đủ và hoạt động tốt, thậm chí
kiểm tra cả ổ cắm và độ dài dây nối.
- Địa điểm họp đó có phục vụ ăn
uống hay không? Hoặc từ địa điểm đó tới nhà hàng có thuận tiện không? Hãy
nhớ nhắc bên phục vụ chuẩn bị teabreak nếu cuộc họp kéo dài cả ngày.
- Kiểm tra xem ai là người hỗ trợ
kỹ thuật cho sự kiện, nếu bạn không tham dự sự kiện thì chuyển thông tin
liên lạc của người này cho chủ tọa hoặc người phụ trách tổ chức để có thể
tiện liên hệ ngay khi có vấn đề xảy ra.
- Cuối cùng, nếu bạn không tham
gia cuộc họp thì nhất định phải kiểm tra chắc chắn mọi thông tin về địa
điểm họp đã được ghi trong lịch trình cuộc họp và giao việc cho người thay
bạn phụ trách. Điều đó nhằm đảm bảo cho mọi việc diễn ra suôn sẻ và đồng
thời đảm bảo cho uy tín của bạn.
Để biết thêm thông tin chi
tiết cho thuê phòng họp xin vui lòng liên
hệ:
Ms Hòa – Quản lý dịch vụ
Mobile : 0912 123 267 / 0986 301 063
Ms. Phương – Quản lý dịch vụ
Mobile : 098.235.4969 / 090.349.7886
Tầng 3, Tòa nhà 25T2-N05, KĐT Trung Hòa Nhân Chính, Phố
Nguyễn Thị Thập, Cầu Giấy, Hà Nội
