1. Tổ chức
Workshop truyền thống
Trước đây, các sự kiện workshop
training học sinh, sinh viên hay đội ngũ nhân sự của công ty thường chỉ diễn ra
trong hội trường hoặc phòng họp lớn của doanh nghiệp. Người điều phối workshop
để định hướng mục tiêu trao đổi thông tin kiến thức luôn là chuyên viên cấp
cao, hoặc một cá nhân có kinh nghiệm dày dạn trong lĩnh vực liên quan, và phải
có tư tưởng trung lập. Người ghi chép trong Workshop giữ vai trò tài liệu hóa
tất cả các quyết định và thông tin đã trao đổi, cũng như lưu lại những hạng mục
chưa hoàn thiện cần tối ưu giải pháp. Cơ sở vật chất được trang bị để tổ chức workshop bao gồm các thiết bị cơ bản: bàn ghế hội họp, máy
chiếu, bảng viết,…
Khi nhu cầu được học hỏi và cập nhật
thông tin, xu hướng và kiến thức ngày càng cao, các sự kiện Workshop được sáng
tạo hóa theo hình thức hiện đại và mở rộng tới các ngành nghề nghệ thuật cũng
như quy mô lớn hơn hình thức truyền thống.
2. Hình
thức tổ chức Workshop hiện đại ra đời, khởi nguồn cho xu hướng – “ vừa trải
nghiệm sự kiện cao cấp, vừa cập nhật kiến thức đắt giá”
Phân tích các điểm khác biệt của
workshop truyền thống và hiện đại, độc giả có thể nhận ra sự chuyển mình rất
lớn của ngành tổ chức sự kiện đã ảnh hưởng tích cực tới sự sáng tạo của các nhà
tổ chức sự kiện Workshop!
Tổ chức
Workshop là chiến lược Marketing thu hút khách hàng:
Tệp khách tham dự của Workshop chính
là khách hàng và đối tác của công ty. Mục đích của sự kiện sẽ cung cấp cho
khách hàng kiến thức, thông tin họ cần và đưa ra giải pháp từ đó tạo dựng uy
tín và thuyết phục được khách hàng sử dụng và mua sản phẩm của doanh nghiệp. Do
đó, tại các buổi sự kiện worskhop, khách tham dự sẽ có cơ hội tham quan và trải
nghiệm nhiều sản phẩm của công ty và trải nghiệm không gian sự kiện được đầu tư
thiết kế chuyên nghiệp.
Quy mô tổ
chức Workshop có thể lên đến 500 khách hoặc hơn
Khi mở rộng tệp khách tham dự sự
kiện workshop, số lượng các đối tượng tiềm năng như khách hàng, đối tác và nội
bộ công ty có thể lên tới 500 khách. Đối với sự kiện quy mô lớn, cần chọn thuê địa điểm tổ chức workshop phù hợp như các trung tâm yến tiệc hội nghị
để được trang bị cơ sở vật chất hiện đại. Khi tổ chức workshop với số lượng
khách lớn, các đơn vị tổ chức cần thiết kế sân khấu sự kiện, hệ thống trình
chiếu màn hình rộng (màn hình LED là một sự lựa chọn phù hợp), hiệu ứng âm
thanh ánh sáng linh hoạt phù hợp với chương trình.
Cần lưu ý rằng, khi quy mô Workshop
lớn, số lượng khách mời nhiều thì việc chọn địa điểm tổ chứcWorkshop phù hơp với quy mô là rất quan trọng.
Tổ chức
Workshop được đầu tư lớn thành sự kiện trọng điểm của thương hiệu
Một khi thương hiệu định hướng tổ
chức workshop như dịp giới thiệu dịch vụ đặc trưng, thông tin kiến
thức chuyên môn của ngành hàng đến độc giả. Sự kiện có thể được tổ chức theo
hình thức bán vé và lên thiết kế chương trình chuyên nghiệp cùng các diễn giả
đầy kinh nghiệm tham dự. Vậy nên, sự kiện Workshop hiện đại xuất hiện các hạng
mục đặc trưng sau:
Nhà tài trợ (Sponsor): Nhân vật hậu thuẫn đắc
lực cho sự kiện workshop nhưng không tham dự vào các phiên thảo luận.
Người điều phối (Facilitator): Thành viên quan trọng trong
tất cả các phiên đàm thoại để dẫn dắt các chủ đề, cũng như tạo điều kiện cho
việc ra quyết định và giải quyết xung đột. Đặc biệt, trong các sự kiện workshop
lớn, điều phối viên có thể được coi là MC khi trao đổi với các diễn giả.
Người ghi chép (Note – taker): cũng giống như workshop truyền
thống, người ghi chép lưu giữ lại các thông tin quyết định cũng như các đóng
góp ý kiến từ khán giả.
Người giám sát thời gian
(Time-keeper): Khi
tổ chức chương trình workshop lớn, Time – keeper đảm bảo các hạng mục trong
Agenda chạy đúng khung thời gian và quản lý tiến độ của các phiên thảo luận.
Hình thức tổ chức
workshop ngày càng đa dạng đi cùng với sự xuất hiện của nhiều hạng
mục mới sẽ trở thành thử thách của ban tổ chức. Để gánh bớt khối lượng công
việc của sự kiện, ban tổ chức sẽ cần đồng hành cùng một đội ngũ chuẩn bị tiệc
chu đáo và dày dạn kinh nghiệm tại địa điểm tổ chức.
