Hạn chế làm nhiều việc cùng một
lúc
Có một sự khác biệt
giữa bận rộn và năng suất.
Khi làm quá nhiều việc
vào một lúc, bạn rất dễ bị phân tâm và quên cập nhật thời hạn hoàn thành công
việc mới hoặc gửi email quan trọng nào đó.
Nghiên cứu cho thấy
rằng cố gắng hoàn thành nhiều việc cùng một lúc làm ảnh hưởng đến năng suất.
Hoặc cũng có khả năng là bạn không làm tốt nhiệm vụ nào.
"Lời khuyên đầu
tiên dành cho những người muốn làm việc hiệu quả hơn của tôi là phải chuyển từ
suy nghĩ "làm nhiều việc hơn" thành phải "làm nhiều việc đúng
hơn", Greg McKeown, tác giả của "Chủ nghĩa hiệu dụng: Kiên trì với số
ít" cho hay.
Tập
trung vào những gì quan trọng
Công nghệ thường là một
sự phân tâm lớn. Việc loại bỏ các tác nhân bên ngoài như thông báo trên điện
thoại di động có thể giúp bạn tập trung tốt hơn. Phương tiện truyền thông xã
hội có thể chiếm rất nhiều thời gian và các công ty công nghệ đã dành nhiều năm
làm việc để biến công nghệ tiêu dùng trở nên gây nghiện nhất có thể.
Nhưng điều đó đã bắt
đầu thay đổi. Các công ty bao gồm Apple và Google đã triển khai các tính năng
nhằm hạn chế sử dụng điện thoại. Các ứng dụng như Instagram cũng có các tính
năng nhằm giúp bạn quản lý thời gian của mình với ứng dụng tốt hơn.
Thông qua tính năng
quản lí thời gian của Apple, bạn có thể đặt giới hạn hàng ngày cho một số ứng
dụng nhất định trên iPhone. Các ứng dụng bạn chỉ định sẽ khóa sau khi bạn đạt
đến giới hạn của mình, dù chế độ khóa có thể dễ dàng tắt đi nhưng hãy coi đó là
một lời nhắc nhở dành cho bạn.
Một cách khác để tránh
sự phân tâm là xóa các ứng dụng không cần thiết cho công việc và cuộc sống hàng
ngày của bạn.
McKeown cho biết, bằng
cách tự hạn chế cơ hội tiếp xúc với các phương tiện truyền thông xã hội sẽ giúp
bạn tránh lãng phí thời gian và ưu tiên những việc quan trọng.
"Bằng cách hạn chế
làm bản thân bị phân tâm, việc thực hiện các dự án quan trọng với bạn trở nên
dễ dàng hơn", tác giả của "Chủ nghĩa hiệu dụng: Kiên trì với số
ít" cho hay.
Đừng
để bị gián đoạn
Hầu hết mọi người làm
việc hiệu quả hơn khi họ có thời gian đủ dài để tập trung mà không bị gián
đoạn, Ashley Stahl, huấn luyện viên sự nghiệp, tác giả và người dẫn chương
trình "You Turn" cho biết.
Lên lịch các cuộc họp
vào buổi sáng hoặc cuối ngày sẽ giúp bạn tập trung và duy trì quy trình làm
việc.
"Giả dụ như vào
những ngày bạn đang tập trung thì có một cuộc gọi điện thoại vào 1 giờ chiều,
điều này thực sự gây ảnh hưởng cho bạn", Stahl nói. "Các cuộc họp
giữa ngày thường ngăn bạn ra khỏi những nguồn ý tưởng mới mà bạn đang tìm
kiếm".
Cho mọi người biết khi
nào bạn rảnh rỗi cũng là một ý kiến hay. Đặt một tin nhắn trả lời tự động
trên email của bạn là một cách dễ dàng để thể hiện điều đó. Ví dụ: "Cảm ơn
tin nhắn của bạn! Tôi kiểm tra email hàng ngày từ 8 giờ sáng đến 11 giờ sáng và
sẽ liên lạc lại với bạn sớm nhất có thể", Stahl đề xuất.
Hãy nghỉ ngơi khi cần thiết
"Ngồi quá lâu ở
bàn làm việc không phải là cách tốt nhất để bạn hoàn thành công việc. Hãy đứng
dậy, nghỉ ngơi hoặc đi dạo để tâm trí thư giãn, sau đó bạn có thể quay trở lại
tập trung với công việc", McKeown nói.
"Nếu bạn cố gắng
làm việc 24/7, bạn sẽ nhanh chóng kiệt sức".
Việc không nghỉ ngơi
sẽ ảnh hưởng đến việc ra quyết định của bạn. Đó là lúc bạn sẽ bắt đầu lãng phí
thời gian để lướt internet hay đọc các tin tức cập nhật mới.
Không chỉ đơn giản là
bạn có bao nhiêu giờ làm, mà là bạn có thể dành bao nhiêu giờ thật sự chất
lượng để hoàn thành công việc.
"Đúng là bạn có
thể dành nhiều giờ cho công việc, nhưng không phải lúc nào bạn cũng làm được
việc ở năng lực tốt nhất của mình".
Tổ chức công việc hợp lý
Việc lập kế hoạch và
tổ chức công việc hợp lý giúp bạn có được cái nhìn tổng quan về ngày làm việc
và các mục tiêu dài hạn. Ý tưởng có thể được thể hiện qua sơ đồ tư duy hay
những ghi chú về những điều bạn cần làm trong ngày.
Ngoài ra còn có các
ứng dụng có thể giúp bạn quản lý danh sách việc cần làm và lập kế hoạch, bao
gồm Todoist, Memento và Trello.
Trước khi bạn bắt đầu
ngày làm việc, hãy dành 30 phút để lên kế hoạch cho ngày của bạn và tìm ra
những gì bạn cần làm và sắp xếp theo thứ tự. Tập trung giải quyết từng việc một
sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả hơn trong công việc.
Tìm hiểu xem khi nào
bạn tự tạo sự hỗn loạn cho bản thân và đâu là những điều gây ảnh hưởng đến sự
tập trung của bạn cần được loại bỏ, Stahl nói. Nó có thể đơn giản như làm sạch
bàn làm việc hoặc bỏ thói quen như nói "có" khi bạn thực sự cảm thấy
muốn nói "không".
"Thông thường mọi
người nghĩ rằng để giải quyết một vấn đề trong cuộc sống, họ cần phải đi lấy
một cái gì đó hoặc thêm một cái gì đó để cân bằng", cô nói.
"Giải pháp đơn
giản nhất là loại bỏ những thứ gây cản trở sự tập trung của bạn".
