Nhiều người cho rằng làm tổ chức sự kiện thì ý tưởng là cái quan trọng nhất, nhưng thực chất, sau khi trải qua một khoảng thời gian tuy không dài làm sự kiện, tôi đã chiêm nghiệm ra rằng: Một người giỏi về tổ chức sự kiện trước tiên phải là người tỉ mẩn, chu đáo, biết chăm chút tới từng tiểu tiết. Đó chính là thể hiện của sự chuyên nghiệp.
Sáng
tạo trong Event
- Sáng
tạo ở đâu?
Tất cả mọi thứ mà người tham gia sự kiện nghe,
nhìn, nếm, chạm và cảm nhận. Từ việc lựa chọn địa điểm, thiết kế, trang trí,
lên kịch bản, các tiết mục biểu diễn nghệ thuật cho đến ý tưởng cho việc truyền
đạt nội dung, thông điệp của sự kiện, ở tất cả mọi phần của sự kiện, sáng tạo
đều đóng một vai trò rất quan trọng.
Để có được sự sáng tạo trong từng yếu tố của một
Sự kiện thì cảm hứng chính là điều kiện bản lề vô cùng quan trọng quyết định
đến việc ý tưởng tổ chức sự kiện đưa ra có tốt hay không.
- Làm
thế nào để sáng tạo?
Có một số người nhận định rằng sáng tạo là khả
năng trời phú, khó có thể học hỏi hoặc trau dồi được từ bất kì ai. Tuy nhiên,
sự sáng tạo cũng có thể ít nhiều được trau dồi bằng cách chịu khó quan sát, ghi
nhận những gì xảy ra xung quanh mình. Những ý tưởng mới còn có thể được bắt
nguồn từ chính những điều nhỏ nhặt nhất trong cuộc sống. Ví dụ như khi bạn đi
xem một buổi triển lãm nghệ thuật sắp đặt, nếu để ý quan sát và vận dụng vào
công việc, bạn có thể tình cờ thu nhặt được một ý tưởng "đắc địa" để
dàn dựng sân khấu cho buổi tổ chức biểu diễn sắp tới.
Những ý tưởng mới lạ, độc đáo cũng có thể khởi
nguồn từ những lần tham dự sự kiện của các công ty khác hay những chuyến du
lịch. Có người nói đùa rằng “90% ý tưởng được nảy sinh từ việc “học hỏi” và xào
nấu lại mà ra”. Từ quá trình dài góp nhặt những ý tưởng, chúng ta có thể kết
hợp đưa ra được rất nhiều ý tưởng cho bản thân.
Để có thể trờ nên sáng tạo hơn, chúng ta có thể
tìm đến và bao quanh bản thân với những người sáng tạo: Năng lượng sáng tạo tự
người khác có thể thúc đẩy không khí chung và tạo ra một môi trường lí tưởng
cho ý tưởng nảy đến.
Không ngần ngại tham gia các buổi hội thảo. Tại
đó, ngoài việc có cơ hội học hỏi, gặp những người mới và trao đổi thông tin,
chúng ta còn có thể tìm thấy sản phẩm mới cho doanh nghiệp của mình hoặc gặp
một đối tác tiềm năng.
Tham dự các khoá học: như đã nói, “Kinh nghiệm
không bao giờ là đủ" Vì vậy, phải luôn làm nhạy bén các khả năng của mình
bằng cách học hỏi những thông tin mới nhất trong lĩnh vực của bản thân đang làm
việc.
Kỹ
năng viết Kịch bản
Để viết được một kịch bản Event tốt thì người
viết cần có sự sáng tạo, đầu óc tư duy và trí tưởng tượng phong phú để có thể
hình dung sự kiện chạy thế nào từ đó đưa ra những ý tưởng thiết thực và độc đáo
nhất. Ngoài ra thì kỹ năng viết và truyền tải thông qua con chữ cũng là một
điều không thể thiếu. Dù ý tưởng có tốt tới đâu, óc tư duy và trí tưởng tượng
bao quát như thế nào nhưng nếu không thể diễn đạt ý tưởng đó ra thì đều vô ích.
Nói đến kỹ năng viết thì không thể hoàn thiện và
trau dồi ngày một ngày hai mà đó là cả một quá trình.
- Mỗi
ngày bạn viết một ít, thì đến lúc cần, bạn mới có thể truyền tải ý tưởng
của mình lên trang giấy một cách trôi chảy.
- Mỗi
ngày bạn đọc nhiều hơn một chút thì vốn từ và câu văn của bạn sẽ phong phú
hơn, khả năng diễn đạt của bạn sẽ tốt dần lên.
- Mỗi
ngày bạn gặp và trò chuyện với một người có khả năng giao tiếp tốt cũng có
thể cải thiện khả năng viết và diễn đạt của bản thân.
Kỹ
năng viết Proposal
Để có thể viết được một Proposal hoàn chỉnh
(chưa kể đến có thành công hay không), cần biết được tầm quan trọng, công tác
chuẩn bị và việc lên kế hoạch cho việc làm ra một Proposal.
- Một
Proposal hay và thu hút, ngoài ý tưởng sáng tạo và hấp dẫn còn phụ thuộc
vào độ thực tế và tính thuyết phục của dự án chúng ta muốn thực hiện. Điều
đó thể hiện qua cách mà chúng ta trình bày vấn đề, đưa ra dẫn chứng cụ thể
cũng như tính khả thi của dự án.
- Điều
quan trọng là cung cấp cho người đọc proposal cho sự kiện một cách tổng
quan nhất về sự kiện sắp diễn ra.
- Một
điều tuyệt đối cần tránh, đó là tuyệt đối không được làm người đọc rối nùi
với mớ ý tưởng hỗn độn không ra đầu đuôi, mà phải biết cách sắp xếp ý
tưởng cho dễ hình dung. Nội dung proposal phải cực kỳ ngắn gọn, súc tích,
đừng tham nói dông dài, vì nếu quá dài dòng người đọc hoặc sẽ đọc lướt qua
proposal của chúng ta, ghoặc sẽ bỏ qua mất những ý tưởng chủ chốt.
- Văn
phong cũng quyết định rất nhiều sự chuyên nghiệp của 1 proposal. Chúng ta
phải biết cách diễn đạt nó bằng chữ nghĩa 1 cách thật tốt thì mới thuyết
phục được người khác, nhưng nói vậy không có nghĩa là viết rườm rà để phô
bày văn hay chữ.
Và để cải thiện cũng như có được kỹ năng viết
Proposal, cần thành thạo khả năng sử dụng PowerPoint, để có thể trình bày ý
tưởng của bản thân một cách hiệu quả thông qua các biểu mẫu, infographic…
Có thể tham gia một khoá học viết Proposal để có
cái nhìn tổng quát về những điều kiện cần và đủ cho một proposal hoàn chỉnh.
Học hỏi từ những người đi trước là một điều thực
tế, hiệu quả và nhanh chóng nhất.
Kỹ
năng lên Check-list
“Event Logistics - người "nâng khăn sửa
túi" cho Event”.
Có thể nói, checklist không có bất kỳ khuôn mẫu
nào cả và chúng ta không phải dựa vào của bản thân hay của ai hoàn toàn mà hãy
dựa vào kỹ năng làm việc của bản thân làm nhiều ắt sẽ thành thạo hơn.
Tuy nhiên, có một tốc chất và yếu tố rất cần để
có thể hoàn thành tốt checklist cho Sự kiện, đó chính là sự tỉ mỉ, cẩn thận,
chu đáo, chuyên nghiệp và một cái nhìn bao quát.
Xin
giấy phép tổ chức và tìm nhà cung cấp
- Xin
giấy phép Tổ chức
Để hiểu rõ về việc xin giấy phép cho việc Tổ chức Sự kiện thì trước tiên bản thân cần nắm sơ một số điều luật cơ bản.
Ngoài ra những kỹ năng này hầu như chỉ có thể
trau dồi thông qua kinh nghiệm của bản thân và tham khảo những người có kinh
nghiệm trong việc làm việc với các cơ quan hành chính.
Làm
việc với nhà cung cấp
Trong quá trình Tổ chức sự kiện,
chúng ta sẽ luôn cần tiếp xúc và làm việc với rất nhiều nhà cung cấp các dịch
vụ (suppliers), có những đơn vị hợp tác được nhưng cũng có các
đơn vị chúng ta không hợp tác vì nhiều lý do. Tuy nhiên, để lựa chọn được
những suppliers tốt và hợp tác hiệu quả, có một số điều
mà người làm sự kiện phải lưu ý:
- Cần
có những yêu cầu rõ ràng.
- Đề
nghị suppliers chứng minh năng lực (optional): Để
tránh việc sử dụng một nhà cung cấp không đủ năng lực cung cấp cho sự kiện
của mình, chúng ta cần yêu cầu họ chứng minh năng lực. Nếu có kiến thức về
các trang thiết bị, dịch vụ được cung cấp thì rất tốt, bạn có thể hỏi họ
vài câu về chuyên môn như “Diện tích tổ chức khoảng 2000m2
ngoài trời anh sử dụng khoảng bao nhiêu loa thùng, công suất thế nào?”
- Lập
hợp đồng với những điều khoản cụ thể
- Có
phương án backup riêng
- Hợp
tác trên tinh thần tôn trọng
Để có thể làm việc tốt với Nhà cung cấp, trước
hết phải có khả năng giao tiếp và đàm phán; phải vừa cứng rắn vừa mềm mỏng để
đảm bảo tiến độ và môi trường làm việc diễn ra suông sẻ, tốt đẹp. Những kỹ năng
này hầu như chỉ có thể trau dồi thông qua kinh nghiệm của bản thân và tham khảo
những người có kinh nghiệm.
Quản
lý tài chính
Nguyên tắc quản lý ngân sách cơ bản: Mặc dù mỗi ngân sách cần
thời gian để thục hiện, vẫn có một vài nguyên tắc cơ bản cần phải bám sát:
- Hãy
thực tế về mức thu về của sự kiện: Thông thường, kế hoạch tổ chức sự kiện thường quá lý
tưởng về số lượng tài trợ sẽ đạt được, hoặc số lượng khách mời sẽ tham dự.
Lý tưởng hóa dự đoán chính là nguyên nhân dẫn đến việc thất thoát ngân
sách so với kết quả cuối chương trình tổ chức sự kiện.
- Luôn
có kế hoạch dự phòng:
Để đề phòng những tình huống xấu có thể xảy ra trong khi thực hiện sự
kiện, sẽ tốt hơn nếu bạn biết được phải làm gì khi có sự cố xảy ra.
- Ngân
sách để tránh thua lỗ:
Nếu chương trình tổ chức sự kiện bên bờ vực như thua lỗ, điều đó dẫn đến
câu hỏi “liệu có nên thực hiện chương trình theo kế hoạch ban
đầu?”. Nếu điều đó chưa quá muộn, cần kịp thời thay đổi kế hoạch
để chương trình sự kiện ít ra có thể hòa vốn.
Để thông thạo và làm quen với việc quản lý ngân
sách, trước hết cần phải là một người khéo léo trong việc điều phối nguồn tiền,
tỉ mỉ và chi li để đảm bảo không vượt ngân sách đề ra. Và kỹ năng này có thể
được trau dồi thông qua đúc kết từ kinh nghiệm của bản thân, qua việc quản lý
các dự án. Hơn nữa, để có thể có nền tảng vững chắc và chuyên nghiệp về kỹ năng
này, một vài khoá học về kiểm soát nguồn tài chính sẽ là chuyên sâu và hiệu quả
nhất.
Triển
khai và giám sát thực hiện
Triển khai và giám sát là hai kỹ năng bao hàm
nhiều tố chất cần thiết nhất. Để hoàn thành tốt việc triển khai và giám sát
hoạt động cần:
- Khả năng giao tiếp: cần có khả năng giao tiếp
tốt để có thể điều phối nhân sự, phân chia công việc và điều hành luồng
công việc diễn ra một cách hiệu quả nhất. Cần cứng rắn và mềm mỏng đúng
lúc để tối ưu hoá khả năng của từng nhân sự cũng như tối ưu hoá cơ hội và
hạn chế rủi ro.
- Kỹ năng quản lý thời gian: Việc lên một kế hoạch,
lịch trình chi tiết đến từng giây từng phút sẽ giúp tiết kiệm một khoảng
thời gian khá lớn đối với toàn bộ ekip. Việc quản lý thời gian tốt sẽ giúp
bạn xử lý được những khủng hoảng bất ngờ xảy đến đối với một việc tổ chức sự kiện chuyên nghiệp.
- Một ý chí kiên định: Cần có khả năng bao quát
mọi thứ, nắm rõ từng chi tiết nhỏ nhất trong sự kiện và đôi khi phải đảo
ngược tình thế để mọi việc được diễn ra đúng kế hoạch. Giải quyết vấn đề
và những khó khăn một cách nhanh chóng. Sẽ không có quá nhiều thời gian để
bạn có thể đưa ra một quyết định, kỹ năng tổ chức sự kiện vững vàng sự
nhạy cảm, tinh tế là điều cần thiết để có thể giải quyết mọi việc nếu
không may chúng không đi theo kế hoạch. Nếu là một leader, không thể đưa
ra những quyết định nóng vội và ngu xuẩn và vì thế hãy thể hiện bản lĩnh
của một người dẫn đầu, vì thế tất cả thành viên trong nhóm sẽ nghe theo sự
sắp xếp và trông cậy vào quyết định của bạn, họ tuyệt đối sẽ không muốn
nhìn thấy một leader run rẩy, dễ dao động.
- Giữ bình tĩnh mọi lúc, mọi nơi.
- Tập trung vào từng chi tiết dù là nhỏ nhất: ở vị trí giám sát, chúng
ta không cần phải tự tay làm mọi việc nhưng trên hết, chúng ta cần nắm
được yêu cầu chung, yêu cầu cụ thể mà khách hàng đưa ra cho từng khu vực,
từng hoạt động để có thể giám sát và đánh giá đúng về chất lượng của khu
vực/ hoạt động đó để có thể kịp thời điều chỉnh.
Để rèn luyện kỹ năng này, cần tham gia nhiều các
sự kiện và đúc kết kinh nghiệm cho chính bản thân. Cần quan sát, đánh giá và
nhận định tốt tình hình để đúc kết được những giá trị bền vững cho bản thân.
Hoạch
định và quản lý rủi ro
Đã gọi là Sự kiện thì không thể tránh được những
sai sót dù lớn hay nhỏ khi thực hiện chương trình nhưng đối với một Sự kiện
Chuyên nghiệp, việc đề ra những rủi ro và phòng ngừa cho chúng là một trong
những điều hết sức quan trọng.
Càng nhiều rủi ro được đề ra và dự đoán thì càng
ít những rủi ro xảy ra gây ảnh hưởng đến tiến độ sự kiện.
Đối với những sự kiện lớn và chuyện nghiệp,
người tổ chức luôn có một kế hoạch dự phòng rủi ro, với những rủi ro khác nhau
được đề ra tùy thuộc và tính chất sự kiện và những phương án giải quyết nhằm
phòng ngừa những trường hợp xấu nhất có thể gây ảnh hướng đến chương trình.
Chẳng hạn như mưa bão, khách mời quá ít, quá đông, mất điện, hư hỏng trang
thiết bị, tình huống ẩu đả, …
Là một người tổ chức sự kiện, cần phải đặc biệt
nhạy cảm với các rủi ro. Để có thể quản lý và xử lý được rủi ro, cần nhanh
chóng xác nhận dạng vấn đề / tình huống để có thể kịp thời đánh giá và xử lý.
Cần có một phương pháp logic có hệ thống, bao gồm thiết lập bối cảnh, xác định,
phân tích, đánh giá, xử lý, giám sát và chia sẻ rủi ro có liên quan với tất cả
các hoạt động khác, chức năng, quá tình để giảm thiểu thiệt hại và tối đa hoá
cơ hội.
