5 điều phải "khắc cốt ghi tâm" để đạt được hiệu suất cao trong công việc

Hạn chế làm nhiều việc cùng một lúc

Có một sự khác biệt giữa bận rộn và năng suất.

Khi làm quá nhiều việc vào một lúc, bạn rất dễ bị phân tâm và quên cập nhật thời hạn hoàn thành công việc mới hoặc gửi email quan trọng nào đó.

Nghiên cứu cho thấy rằng cố gắng hoàn thành nhiều việc cùng một lúc làm ảnh hưởng đến năng suất. Hoặc cũng có khả năng là bạn không làm tốt nhiệm vụ nào.

"Lời khuyên đầu tiên dành cho những người muốn làm việc hiệu quả hơn của tôi là phải chuyển từ suy nghĩ "làm nhiều việc hơn" thành phải "làm nhiều việc đúng hơn", Greg McKeown, tác giả của "Chủ nghĩa hiệu dụng: Kiên trì với số ít" cho hay.

Tập trung vào những gì quan trọng

Công nghệ thường là một sự phân tâm lớn. Việc loại bỏ các tác nhân bên ngoài như thông báo trên điện thoại di động có thể giúp bạn tập trung tốt hơn. Phương tiện truyền thông xã hội có thể chiếm rất nhiều thời gian và các công ty công nghệ đã dành nhiều năm làm việc để biến công nghệ tiêu dùng trở nên gây nghiện nhất có thể.

Nhưng điều đó đã bắt đầu thay đổi. Các công ty bao gồm Apple và Google đã triển khai các tính năng nhằm hạn chế sử dụng điện thoại. Các ứng dụng như Instagram cũng có các tính năng nhằm giúp bạn quản lý thời gian của mình với ứng dụng tốt hơn.

Thông qua tính năng quản lí thời gian của Apple, bạn có thể đặt giới hạn hàng ngày cho một số ứng dụng nhất định trên iPhone. Các ứng dụng bạn chỉ định sẽ khóa sau khi bạn đạt đến giới hạn của mình, dù chế độ khóa có thể dễ dàng tắt đi nhưng hãy coi đó là một lời nhắc nhở dành cho bạn.

Một cách khác để tránh sự phân tâm là xóa các ứng dụng không cần thiết cho công việc và cuộc sống hàng ngày của bạn.

McKeown cho biết, bằng cách tự hạn chế cơ hội tiếp xúc với các phương tiện truyền thông xã hội sẽ giúp bạn tránh lãng phí thời gian và ưu tiên những việc quan trọng.

"Bằng cách hạn chế làm bản thân bị phân tâm, việc thực hiện các dự án quan trọng với bạn trở nên dễ dàng hơn", tác giả của "Chủ nghĩa hiệu dụng: Kiên trì với số ít" cho hay.

Đừng để bị gián đoạn

Hầu hết mọi người làm việc hiệu quả hơn khi họ có thời gian đủ dài để tập trung mà không bị gián đoạn, Ashley Stahl, huấn luyện viên sự nghiệp, tác giả và người dẫn chương trình "You Turn" cho biết. 

Lên lịch các cuộc họp vào buổi sáng hoặc cuối ngày sẽ giúp bạn tập trung và duy trì quy trình làm việc.

"Giả dụ như vào những ngày bạn đang tập trung thì có một cuộc gọi điện thoại vào 1 giờ chiều, điều này thực sự gây ảnh hưởng cho bạn", Stahl nói. "Các cuộc họp giữa ngày thường ngăn bạn ra khỏi những nguồn ý tưởng mới mà bạn đang tìm kiếm".

Cho mọi người biết khi nào  bạn rảnh rỗi cũng là một ý kiến hay. Đặt một tin nhắn trả lời tự động trên email của bạn là một cách dễ dàng để thể hiện điều đó. Ví dụ: "Cảm ơn tin nhắn của bạn! Tôi kiểm tra email hàng ngày từ 8 giờ sáng đến 11 giờ sáng và sẽ liên lạc lại với bạn sớm nhất có thể", Stahl đề xuất.

Hãy nghỉ ngơi khi cần thiết

"Ngồi quá lâu ở bàn làm việc không phải là cách tốt nhất để bạn hoàn thành công việc. Hãy đứng dậy, nghỉ ngơi hoặc đi dạo để tâm trí thư giãn, sau đó bạn có thể quay trở lại tập trung với công việc", McKeown nói.

"Nếu bạn cố gắng làm việc 24/7, bạn sẽ nhanh chóng kiệt sức".

Việc không nghỉ ngơi sẽ ảnh hưởng đến việc ra quyết định của bạn. Đó là lúc bạn sẽ bắt đầu lãng phí thời gian để lướt internet hay đọc các tin tức cập nhật mới.

Không chỉ đơn giản là bạn có bao nhiêu giờ làm, mà là bạn có thể dành bao nhiêu giờ thật sự chất lượng để hoàn thành công việc.

"Đúng là bạn có thể dành nhiều giờ cho công việc, nhưng không phải lúc nào bạn cũng làm được việc ở năng lực tốt nhất của mình". 

Tổ chức công việc hợp lý 

Việc lập kế hoạch và tổ chức công việc hợp lý giúp bạn có được cái nhìn tổng quan về ngày làm việc và các mục tiêu dài hạn. Ý tưởng có thể được thể hiện qua sơ đồ tư duy hay những ghi chú về những điều bạn cần làm trong ngày.

Ngoài ra còn có các ứng dụng có thể giúp bạn quản lý danh sách việc cần làm và lập kế hoạch, bao gồm Todoist, Memento và Trello.

Trước khi bạn bắt đầu ngày làm việc, hãy dành 30 phút để lên kế hoạch cho ngày của bạn và tìm ra những gì bạn cần làm và sắp xếp theo thứ tự. Tập trung giải quyết từng việc một sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả hơn trong công việc.

Tìm hiểu xem khi nào bạn tự tạo sự hỗn loạn cho bản thân và đâu là những điều gây ảnh hưởng đến sự tập trung của bạn cần được loại bỏ, Stahl nói. Nó có thể đơn giản như làm sạch bàn làm việc hoặc bỏ thói quen như nói "có" khi bạn thực sự cảm thấy muốn nói "không".

"Thông thường mọi người nghĩ rằng để giải quyết một vấn đề trong cuộc sống, họ cần phải đi lấy một cái gì đó hoặc thêm một cái gì đó để cân bằng", cô nói. 

"Giải pháp đơn giản nhất là loại bỏ những thứ gây cản trở sự tập trung của bạn".

Read More

CÁCH TỔ CHỨC HỘI THẢO GIỚI THIỆU SẢN PHẨM MỚI CHO DOANH NGHIỆP

Mỗi một doanh nghiệp khi ra mắt sản phẩm thường có nhu cầu tổ chức hội thảo, họp báo; để giới thiệu và quảng bá sản phẩm của mình. Tuy nhiên, giữa vô vàn sản phẩm được ra mắt mỗi ngày; làm thế nào để tổ chức được một hội thảo giới thiệu sản phẩm mới ý nghĩa, ấn tượng? Đây chắc hẳn là niềm mong muốn; và cũng là mục tiêu cao nhất của đội ngũ làm chương trình.

Yêu cầu chung đối với một hội thảo giới thiệu sản phẩm

Nói chung, tùy vào nhu cầu và kinh phí chương trình; ban tổ chức có thể xác định tổ chức lễ ra mắt sản phẩm mới dưới nhiều quy mô và hình thức khác nhau. Tuy nhiên, về cơ bản thì một quy trình hoàn thiện bao giờ cũng cần đảm bảo những yêu cầu sau:

• Trước hết, phải cực kỳ chú trọng đến phản ứng của khách hàng. Cố gắng thu hút được sự chú ý bằng một cách tự nhiên nhất. Khơi gợi nhu cầu, sự hiếu kỳ của khách hàng đối với các sản phẩm của doanh nghiệp.
• Đảm bảo các khâu tổ chức hội thảo giới thiệu sản phẩm mới có tính chặt chẽ, chuyên nghiệp và hiệu quả.
• Phân công, phối hợp nguồn lực của tổ chức sự kiện một cách nhịp nhàng, ăn ý; để chương trình diễn ra suôn sẻ và hạn chế những rủi ro. Đồng thời chú ý phát hiện, xử lý kịp thời các vấn đề phát sinh ngoài kịch bản.

Các khâu chuẩn bị cho một hội thảo giới thiệu sản phẩm mới

Tiếp nhận yêu cầu

Đây là bước khởi điểm cho toàn bộ các khâu chuẩn bị cho chương trình hội thảo. Khi phía bên công ty sự kiện tiếp nhận và xử lý thông tin về yêu cầu của đối tác quảng bá sản phẩm.

Theo đó, việc khai thác nhu cầu của khách hàng càng cụ thể và thuận lợi; thì sẽ càng tạo tiền đề tốt cho quá trình soạn thảo kế hoạch, lịch trình cho chương trình.

Thiết kế phần khung chương trình

Ở khâu này, ban tổ chức sẽ chính thức bắt tay vào việc lên kế hoạch tìm hiểu sản phẩm. Các tiêu chí cần phải được chú trọng làm rõ tại một chương trình hội thảo giới thiệu sản phẩm mới đó là:

• Đối tượng sử dụng sản phẩm.
• Quy trình sản xuất.
• Ưu điểm nổi trội.
• Những thông điệp công ty sản xuất muốn gửi gắm qua sản phẩm này.

Ngoài ra có thể đưa ra một số đánh giá, so sánh; hay phân tích đối chiếu với các dòng sản phẩm cùng loại mà doanh nghiệp đã sản xuất.

Tuy nhiên, để khâu này đạt được hiệu quả tốt nhất; ban tổ chức nên ngồi lại với doanh nghiệp để thống nhất ý tưởng, kịch bản cho chương trình giới thiệu sản phẩm ngay từ đầu.

Quá trình thực hiện

Sau khi có kịch bản, ban tổ chức sẽ tiến hành:

• Lựa chọn địa điểm tổ chức.
• Sắp xếp thời gian tổ chức.
• Bố trí nguồn lực cho buổi ra mắt sản phẩm mới.

Về cơ bản, đây chính là khâu quan trọng nhất; và có ý nghĩa quyết định rất lớn đến sự thành công của buổi tổ chức. Trong đó, cần hết sức lưu ý đến khâu chuẩn bị sân khấu và trưng bày sản phẩm mới.

Ngoài ra, những poster, catalog về chương trình hội thảo giới thiệu sản phẩm mới có thể được dán; hay phát cho những người tham dự để họ theo dõi lịch trình buổi hội thảo tốt hơn.

Về vấn đề nhân lực, ban tổ chức nên phân công công việc cụ thể thành từng nhóm nhỏ:

• Đạo diễn chương trình.
• Ekip thực hiện.
• MC.
• Đội hỗ trợ văn nghệ.
• Đội kỹ thuật máy móc hiện trường .
• Hậu kỳ.
• Security…

Song tùy vào tình hình nhân sự, một số vị trí có thể sẽ phải đảm nhiệm nhiều nhiệm vụ cùng lúc.

Xử lý kết thúc và hậu chương trình

Đây là khâu bế mạc chương trình nhằm hoàn thành nốt những công việc còn lại như:

• Cảm ơn khách hàng, diễn giả, khách mời.
• Trao quà kỷ niệm.
• Thu dọn sân khấu.
• Chuyển trả các thiết bị và thanh toán các khoản tiền.
• Đối chiếu, quyết toán.

Read More

Tin vui: Nhiều ca nhiễm Covid-19 đã xét nghiệm âm tính từ 1 - 3 lần

Liên quan đến dịch Covid1-19, ngày 24/3 Bộ Y tế thông tin, tính đến sáng ngày cùng ngày, Việt Nam đã ghi nhận 123 ca bệnh mắc COVID-19, trong đó 17 trường hợp đã điều trị khỏi. 106 bệnh nhân còn lại đang được điều trị cách ly tại 15 cơ sở y tế trên cả nước.

Trong số 17 trường hợp đã khỏi bệnh, có 16 trường hợp đã ra viện, 1 trường hợp là bệnh nhân thứ 18 đã 3 lần xét nghiệm âm tính, không còn ho, sốt, hoàn toàn khỏe mạnh và đã được chuyển từ Bệnh viện đa khoa Ninh Bình sang Bệnh viện đa khoa Thái Bình theo dõi sức khỏe.

Ảnh minh họa.

106 bệnh nhân còn lại đang được điều trị tại 15 cơ sở khám, chữa bệnh, trong đó có cả bệnh nhân đang điều trị tại trung tâm y tế huyện (bệnh nhân số 73 người Anh hiện điều trị tại Trung tâm y tế huyện Thanh Miện- tỉnh Hải Dương và bệnh nhân số 123 đang điều trị tại Trung tâm y tế huyện Bình Đại, tỉnh Bến Tre).

Tại Bệnh viện Bệnh Nhiệt đới Trung ương đang điều trị nhiều ca bệnh nhất với 46 trường hợp (trong đó 34 bệnh nhân là người Việt, 12 bệnh nhân người nước ngoài).

Tổng hợp về tình hình chung của các bệnh nhân đang điều trị ở các cơ sở y tế, cho biết đa số tình trạng sức khỏe của các bệnh nhân ổn định, không sốt, không ho hoặc ho ít, không khó thở, XQ phổi bình thường.

Có một vài bệnh nhân có dấu hiệu viêm phổi (dấu hiệu trên phim XQ) và viêm phổi tiến triển đã được điều trị theo phác đồ điều trị viêm phổi.

Đáng chú ý, trong số các bệnh nhân đang điều trị, hiện có nhiều trường hợp đã có kết quả xét nghiệm âm tính từ 1-3 lần.

Trong số này hiện đã có 2 bệnh nhân có kết quả xét nghiệm âm tính với COVID-19 2 lần liên tiếp, đó là bệnh nhân số 24 và số 27. Đặc biệt, bệnh nhân số 17 đã 3 lần xét nghiệm âm tính liên tiếp với COVID-19.

Bệnh nhân thứ 17 có kết quả xét nghiệm âm tính 3 lần.

Nhiều bệnh nhân khác đang điều trị tại đây cũng có kết quả xét nghiệm âm tính 1 lần với COVID-19, đó là bệnh nhân số 25, bệnh nhân số 59, bệnh nhân số 72. Đặc biệt, bệnh nhân số 21 đã có kết quả xét nghiệm âm tính lần 1 vào ngày 22/3.

Bên cạnh đó, tại nhiều cơ sở y tế khác cũng đã ghi nhận nhiều trường hợp có kết quả xét nghiệm âm tính lần 1 với COVID-19 là: 2 bệnh nhân nước ngoài đang điều trị tại Bệnh viện Đà Nẵng; 1 bệnh nhân người Anh đang điều trị ở Bệnh viện Trung ương Huế cơ sở 2;

Bệnh nhân số 32 đang điều trị tại Bệnh viện Bệnh Nhiệt đới TP Hồ Chí Minh. Tống hợp số liệu cũng cho thấy, hiện có 3 bệnh nhân trong tình trạng rất nặng, đang được điều trị tích cực; cả 3 bệnh nhân này đều đang thở máy, lọc máu, ECMO tại Bệnh viện Bệnh nhiệt đới Trung ương. 

Bộ Y tế đã liên tục tổ chức hội chẩn chuyên môn gồm các chuyên gia hàng đầu về hồi sức, hô hấp, tim mạch... đối với các trường hợp này.

Bộ Y tế cũng đã thành lập tổ Hội chẩn chuyên môn gồm 30 chuyên gia đầu ngành để sẵn sàng hội chẩn, hỗ trợ chuyên môn đối với các trường hợp ca bệnh nặng. Ngoài ra, hiện có hai trường hợp bệnh nhân đang được hỗ trợ thở oxy.

St

Read More

TẦM QUAN TRỌNG CỦA TỔ CHỨC LỄ KỶ NIỆM ĐỐI VỚI DOANH NGHIỆP

Bất kỳ doanh nghiệp nào đều có điểm khởi đầu; đây là một ngày đáng nhớ đều muốn tôn vinh và ăn mừng sự kiện này. Vì thế tổ chức lễ kỷ niệm thành lập công ty thường rất đầu tư công sức và tâm huyết. Để có bữa tiệc kỷ niệm thành công và long trọng cho cột mốc đánh dấu sự kiện này của doanh nghiệp.

Tổng kết lại quá trình hoạt động của công ty

Đây là một cột mốc vô cùng thích hợp; để các doanh nghiệp có thể nhìn lại chặng đường đã đi của mình. Là lúc mọi người trong công ty nhìn lại những gì mình đã đạt được; cũng như chưa hoàn thành trong thời gian vừa qua.

Vì vậy, đối với các nhân sự, cá nhân của công ty; thì đây là dịp để họ có thể nhìn lại mình. Từ đó rút ra những kinh nghiệm trong tương lai.

Còn đối với doanh nghiệp, tổ chức lễ kỷ niệm là lúc để chiêm nghiệm về thời gian trước đó. Đồng thời đưa ra những giải pháp cho thời gian sau này; góp phần giúp cho công ty được phát triển thật bền vững.

Tổ chức lễ kỷ niệm nhằm bày tỏ sự tri ân đến nhân viên

Đội ngũ nhân sự luôn là một phần không thể nào thiếu trong sự phát triển của doanh nghiệp. Vì vậy, việc khen thưởng, tuyên dương, tri ân những cá nhân xuất sắc; là phần không thể nào thiếu mỗi khi các công ty tổ chức lễ kỷ niệm.

Thông qua những món quà và bằng khen. Lãnh đạo của công ty sẽ thể hiện sự khen ngợi; đối với những sự cố gắng và đóng góp không ngừng nghỉ của đội ngũ nhân viên.

Qua hoạt động này, đội ngũ nhân sự sẽ có thêm động lực. Bởi họ cảm nhận được rằng công sức bỏ ra đã được ghi nhận. Từ đó mà tăng thêm sự gắn bó, góp phần thôi thúc họ cống hiến hơn cho công ty cũng như doanh nghiệp.

Thể hiện sự cảm kích đến với khách hàng và đối tác của công ty

Chính sách chăm sóc khách hàng luôn được đặt lên hàng đầu đối với mỗi doanh nghiệp. Tạo được sự tin tưởng của khách hàng là điều mà họ luôn chú trọng tới.

Chính vì vậy, thông qua việc tổ chức lễ kỷ niệm; các công ty sẽ bày tỏ sự biết ơn, tri ân đối với khách hàng và đối tác của họ. Những người đã trung thành chọn lựa sản phẩm và dịch vụ mà họ mang lại.

Những món quà nhỏ, khách hàng và những đối tác sẽ cảm thấy vô cùng cảm kích; tạo được những mối quan hệ lâu dài hơn trong tương lai.

Hoạch định chiến lược sắp tới

Bên cạnh việc nhìn lại năm cũ, tri ân đội ngũ nhân viên, khách hàng, đối tác. Thì vạch ra một chiến lược thích hợp cho sự phát triển sắp tới của công ty; cũng là việc cần làm trong mỗi buổi lễ kỷ niệm.

Đây là một sự kiện rất lớn đối với mỗi công ty. Vì vậy, việc đặt ra những mục tiêu vào lúc này; sẽ tạo được sự quyết tâm cho doanh nghiệp. Góp phần mang đến động lực tiến bộ trong tương lai sau này.

Read More

Hà Nội bắt đầu có hiện tượng lây nhiễm chéo Covid-19, sẵn sàng cách ly tập trung số lượng lớn

Tính đến tối 18/3, Việt Nam ghi nhận 76 trường hợp nhiễm Covid-19, trong đó 16 người đã được chữa trị khỏi và cho xuất viện.

Tại Hà Nội, 21 trường hợp (chủ yếu trở về từ châu Âu) được xác nhận dương tính, hiện đang được điều trị tại các bệnh viện và cơ sở y tế.

Trong cuộc họp của BCĐ phòng chống Covid-19 của thành phố chiều 18/3, Chủ tịch Nguyễn Đức Chung đánh giá "con đường phía trước còn gian nan, Hà Nội đã chính thức bước vào tuần thứ 2 của giai đoạn 2", không loại trừ thời gian tới sẽ có những ca nhiễm mới.

Hiện nay, nguồn lây nhiễm trên địa bàn không chỉ từ 3 nước Trung Quốc, Hàn Quốc, Nhật Bản. Thành phố đang phải đối mặt với nguồn lây nhiễm từ rất nhiều quốc gia, đặc biệt, bắt đầu có hiện tượng lây nhiễm chéo trên địa bàn.

Trước diễn biến phức tạp của dịch bệnh, ông Nguyễn Đức Chung nhấn mạnh công việc chính hiện nay là phát hiện và cách ly nhanh chóng. Những người dân có triệu chứng ho, sốt, Sở y tế phải nhanh chóng điều các đội phản ứng nhanh, có đầy đủ trang thiết bị y tế, tiến hành đưa bệnh nhân vào trung tâm cách ly tại các bệnh viện, cơ sở y tế. Không để bệnh nhân tự đi, không gọi taxi.

Những người đi từ vùng dịch về nhưng chưa được phát hiện và khai báo y tế, chủ động tự cách ly tại nhà. Và khi phát hiện có dấu hiệu không bình thường, thì phải báo cáo ngay.

Ông Chung yêu cầu tiếp tục đào tạo nguồn y tá, bác sĩ đi lấy mẫu xét nghiệm. Huy động tất cả các bệnh viện đảm bảo lấy từ 1.500-2.000-3.000 mẫu/ngày. Muốn được như vậy, cần phải có 800 cán bộ y tế. Yêu cầu, các đội cơ động tại các quận/huyện/phường/ xã phân công trực cụ thể 24h/7 ngày, bất kể lúc nào có người dân phản ánh phải giám sát ngay.

Lãnh đạo Hà Nội cho biết, hằng ngày, thành phố đang tiếp nhận 600-800, 1.000 công dân về nước. Thời gian tới, con số này có thể tăng lên 10.000 người. Vì vậy, thành phố quyết định tổ chức cách ly tập trung để phòng ngừa. Những trường hợp cần phải cách ly là những người từ nước ngoài tại các khu tập trung; cách ly F1 tại bệnh viện; cách ly F2 tại nhà. Từ ngày 19/3, TP chính thức kích hoạt giám sát cộng đồng bằng GPS để giám sát tại nơi ở.

Ngoài ra, đối với những người là người nước ngoài đã nhập cảnh mà là trường hợp F1; cán bộ ngoại giao, các khách sạn đã cam kết bố trí khoảng 1.500 – 2.000 chỗ cho những người này. Còn các trường hợp cách ly để chữa bệnh đều tập trung tại Bệnh viện Nhiệt đới T.Ư cơ sở 2 (Kim Chung, Đông Anh). TP đã chuẩn bị 6 bệnh viện cấp TP để hỗ trợ Bệnh viện Nhiệt đới T.Ư.

Để đáp ứng yêu cầu cách ly công dân trở về từ vùng dịch, UBND thành phố đã quyết định thành lập thêm 2 khu cách ly tập trung để đón các trường hợp về từ vùng có dịch.

Khu nhà ở cho học sinh, sinh viên Pháp Vân - Tứ Hiệp (Khu đô thị mới Pháp Vân - Tứ Hiệp, quận Hoàng Mai) với quy mô 2.000 chỗ lưu trú. Khu cách ly này triển khai thực hiện tiếp nhận người dân vào cách ly từ ngày 19/3 cho đến khi kết thúc dịch.

Trường Cao đẳng nghề Công nghệ cao Hà Nội (Phường Tây Mỗ, quận Nam Từ Liêm), có quy mô 800 chỗ lưu trú; triển khai thực hiện tiếp nhận người dân vào cách ly từ ngày 20/3 cho đến khi kết thúc dịch.

Đồng thời, Bộ Quốc phòng bổ sung cho Bộ Tư lệnh Thủ đô Hà Nội 1 khu cách ly tập trung tại Trung tâm Đào tạo nghề Thành An, Binh đoàn 11 (xã Tam Hiệp, huyện Thanh Trì) với quy mô 500 chỗ lưu trú.

Đến 17 giờ ngày 18/3, Bộ Tư lệnh Thủ đô Hà Nội đã tiếp nhận hơn 600 công dân trở về từ châu Âu và các nước có dịch qua Cảng Hàng không Quốc tế Nội Bài. Công dân trở về được đưa đến các khu cách ly tập trung theo sự chỉ đạo của Bộ Quốc phòng.

Ngoài ra, Bộ Tư lệnh Thủ đô Hà Nội đã chủ động thành lập bộ máy, tổ chức quản lý, vận hành và phục vụ khu cách ly tập trung; bố trí lực lượng điều hành và phục vụ cho khu cách ly; đảm bảo về hậu cần, phục vụ cho người cách ly và nhân viên phục vụ (giường, chiếu, nhu yếu phẩm, nấu ăn...); đảm bảo xe vận chuyển, đưa đón người cách ly; nhận và bàn giao người cách ly đúng theo quy định.

Chủ tịch UBND TP khẳng định Hà Nội đang chủ động và kiểm soát tốt tình hình, xác minh nhanh trường hợp có khả năng lây nhiễm chéo, bóc tách ngay lập tức các trường hợp có khả năng lây nhiễm chéo.

Read More

Làm thế nào để làm việc với diễn giả trong sự kiện của bạn

Giữa chuẩn bị cho một không gian hội nghị, quản lý mối quan hệ với các nhà tài trợ của công ty, và đảm bảo số lượng người tham gia, có rất nhiều điều cần chuẩn bị trước sự kiện.Một trong những phần quan trọng nhất của quá trình lập kế hoạch là chuẩn bị diễn giả thuyết trình, mỗi diễn giả bạn chọn sẽ tạo nên một sự khác biệt lớn và hấp dẫn đối với người tham dự. Có thể là một doanh nhân, blogger, tác giả, hoặc lãnh đạo doanh nghiệp… điều quan trọng là chủ đề họ mang lại phù hợp với nội dung trong sự kiện và họ thực sự có khả năng kết nối với người tham dự và mang tính giải trí.

1. Hãy chắc chắn rằng người tham dự muốn nghe vấn đề gì

Trước khi lựa chọn diễn giả để tham gia vào hội nghị, bạn cần phải chắc chắn rằng mình đã có một ý tưởng rõ ràng về những gì khán giả mục tiêu sẽ được nghe trong sự kiện. Một trong những cách dễ nhất để tìm một diễn giả phù hợp là gửi cho họ một bảng khảo sát ngắn về chủ đề sắp được tổ chức và yêu cầu họ cho ý kiến cũng như phác thảo nội dung sẽ nói đến. Giải thích rằng bạn tổ chức các sự kiện vì lợi ích của những người tham dự và do đó bạn muốn diễn giả đóng một vai trò trong việc hình thành các nội dung.

2. Cách lựa chọn diễn giả phù hợp

Không cần một người quá nổi tiếng để thu hút sự quan tâm trong sự kiện của bạn, chỉ cần mời những người đáng tin cậy và có những kinh nghiệm giá trị để chia sẻ với khán giả của bạn.

Một ý tưởng đưa ra ở đây là hãy tiếp cận với những tác giả sắp cho ra mắt những cuốn sách mới. Các tác giả có sách chờ xuất bản hoặc xuất bản gần đây sẽ tạo sự háo hức với người tham gia. Bạn cũng có được một ý tưởng rõ ràng về các lĩnh vực chuyên môn của họ từ các chủ đề và nội dung của cuốn sách mới của họ.

Các Blogger nổi tiếng hoặc Vlogger hàng đầu: Blogs hoặc YouTube với đối tượng tích cực và tương tác nhiều chứng minh rằng tác giả có những chia sẻ mọi người đều quan tâm đến. Tìm kiếm mọi chủ đề trong sự kiện sắp tổ chức, xác định các nội dung phổ biến nhất và xem ai đang nói về chúng. Những người “phát ngôn” cho từng lĩnh vực cụ thể, những kinh nghiệm chuyên môn liên quan, những đam mê… đó sẽ là nền tảng để họ mang đến cho người nghe một nội dung thú vị.

3. Làm việc với diễn giả

Việc mà ban tổ chức thường làm đối với những vị khách mời này là bàn bạc với họ về nội dung buổi nói chuyện, thời gian nói chuyện. Nhiều nhà tổ chức tỏ ra khá lúng túng khi xử lý việc này, họ đành để mặc cho diễn giả muốn làm gì thì làm, dẫn đến việc các diễn giả nói sau có ít thời gian chuyện hơn, hoặc buổi hội thảo kéo dài cả qua giờ nghỉ trưa. Tuy nhiên đã có rất nhiều chương trình “bể show” vì diễn giả không kiểm soát tốt thời gian của mình, họ có thể cao hứng nói nhiều hoặc tiết mục của họ gây mất thời gian hơn dự kiến.

Những thông tin quan trọng mà các diễn giả cần nắm bao gồm một bảng tóm tắt của sự kiện với thời gian cụ thể, với thông tin cá nhân về các diễn giả, người phát ngôn, khách mời; một danh sách các chủ đề thuyết trình chung và những thông tin khác mà họ có thể muốn biết trước.

4. Giúp diễn giả chia sẻ kiến thức của họ

Là một đơn vị tổ chức sự kiện, chúng ta đang nói chuyện về việc giúp đỡ người tham dự sự kiện nhận được nhiều nhất từ diễn giả của bạn. Nhưng làm thế nào bạn có thể giúp diễn giả của bạn có được nhiều hơn từ các cơ hội để nói chuyện với khán giả của bạn? Nhà tổ chức sự kiện nên khuyến khích diễn giả viết bài đăng trên blog kèm theo dự kiến ​​sẽ đi đâu, làm gì… sau khi sự kiện kết thúc.

Nhà tổ chức sự kiện cũng nên cho phép diễn giả tải lên các bài thuyết trình của mình vào tài khoản SlideShare. Sau đó nhà tổ chức sự kiện gửi vòng liên kết đến tất cả người tham dự để họ biết được danh tiếng riêng của diễn giả. Những mảnh nhỏ của các tư vấn trong truyền thông sự kiện cũng có ý nghĩa đối với diễn giả vì kiến thức của diễn giả được chia sẻ rộng rãi hơn. Tài nguyên và lịch sử sự kiện cũng giúp nhà tổ chức sự kiện chuẩn bị tốt hơn cho các sự kiện trong tương lai.

Trong việc tổ chức sự kiện hội nghị, hội thảo lớn, sự chú ý của nhà tổ chức sự kiện sẽ thường xuyên chệch hướng chuyển ra khỏi nội dung của sự kiện. Nhà tổ chức sự kiện đặc biệt lưu ý dành thời gian cho khán giả, diễn giả và nội dung trình bày, điều này sẽ giúp tổ chức sự kiện thành công hơn cũng như thành công trong việc đem sự kiện đến với công chúng. Dành nhiều thời gian và sự chú ý với diễn giả của bạn và nội dung của họ sẽ giúp bạn tổ chức, quản lý, truyền thông các sự kiện tốt hơn.

 ST

Read More

Thực hành tổ chức & quản lý một sự kiện

Vì dường như tổ chức sự kiện là một nhiệm vụ khá khó khăn, vì là một sự kiện không thể thành công nếu như thiếu khâu chuẩn bị và tổ chức một cách kỹ lưỡng. Chính vì thế chúng ta - những người tổ chức sự kiện - sinh ra là giúp cho các sự kiện được hoàn hảo và thành công. Muốn được như vậy khâu chuẩn bị phải trải qua các bước không đơn giản. Hãy cùng VPLACE tìm hiểu chi tiết nhé!

Phần 1/4: Kế hoạch 1 tháng trước sự kiện

1. Xác định mục đích của sự kiện

Bạn đang lên kế hoạch đẩy mạnh cho nền giáo dục trong nước? Bạn muốn thuyết phục các nhà tài trợ tiềm năng đầu tư cho một quỹ hoạt động nào đó? Hay đơn giản là tổ chức một sự kiện cá nhân hoặc cho một nhóm? Một số những câu hỏi hình thành sẽ giúp bạn định hướng rõ ràng cho việc tổ chức sự kiện. Những mục tiêu này sẽ kiểm soát cái bạn đang làm, và sẽ đảm bảo rằng bạn biết bạn đang gì và lý do tại sao bạn lại làm nó.

Hãy xem việc đặt câu hỏi cho bản thân là một nhiệm vụ tất yếu. Đó là cốt lõi để bạn thành công khi bạn tổ chức một sự kiện và dũ nhiên mọi việc sẽ dễ dàng hơn bao giờ hết khi bạn biết chính xác bạn muốn gì.

2. Thiết lập mục tiêu

Mục tiêu mà bạn muốn đạt được là gì? Đó không phải là việc bạn muốn trình bày trước bao nhiêu người, thậm chí cũng không phải là quá trình sự kiện diễn ra thực tế thế nào, mà là bạn muốn nhận được thành quả gì sau khi sự kiện kết thúc? Lợi nhuận 1000$? bạn muốn mọi người thay đổi cách nhìn nhận về sản phẩm? hay là làm cho mọi người cảm thấy hào hứng với sản phẩm mới. Đó sẽ là tất cả mục tiêu bạn đề ra và mong muốn gặt hái sau sự kiện. Mục tiêu của bạn có thể là: Gia tăng doanh số, tìm kiếm khách hàng mục tiêu, mở rộng thị trường, mở rộng mối quan hệ…

Hãy nghĩ tới 3 điều quan trọng nhất mà bạn muốn hướng tới và mong muốn gặt hái sau sự kiện: Gia tăng doanh số, tìm kiếm khách hàng mục tiêu, mở rộng thị trường, mở rộng mối quan hệ cá nhân…và tập trung vào nó. Mục tiêu tùy thuộc ở bạn.

3. Phát triển nguồn lực tình nguyện viên

Một nhóm làm việc có hiệu quả khi có nhiều thành viên với các kỹ năng khác nhau từ khâu chuẩn bị lên kế hoạch và ngân sách, làm thiệp mời và áp phích, chào đón khách hàng và cả công việc hậu cần sau sự kiện. Nói cách khác, tình nguyện viên có thể giúp sự kiện diễn ra một cách tốt nhất suôn sẽ nhất. Bạn có thể làm việc với các tình nguyện viên thân thiết để chắc rằng mọi việc thật suôn sẻ.

Bạn phải chắc chắn rằng các thành viên và người quản lý thực hiện”đúng tiến độ” như kế hoạch đã đề ra. Sự hợp tác nhịp nhàng giữa các thành viên làm cho công việc dễ dàng & trôi chảy hơn.

Nếu bạn không thể tìm thấy được tình nguyện viên phù hợp thì hãy thuê một nhóm chuyên trách phù hợp với loại hình sự kiện bạn đang tổ chức hoặc bạn có thể thuê một công ty thứ ba.

4. Xác định ngân sách

Việc xác định ngân sách giúp chúng ta có kế hoạch đúng đắn và các giải pháp phù hợp hơn để tránh lãng phí và mang lại hiệu quả cao nhất dựa trên ngân sách bỏ ra. Nếu không dự trù ngân sách, bạn sẽ kết thúc tất cả với một xấp hóa đơn và không một ý tưởng sáng tạo nào được hình thành.

Sử dụng ngân sách hợp lý với chi phí thấp bằng nhiều phương án: tìm tình nguyện viên, xem xét các địa điểm tổ chức với mức chi phí phù hợp hơn(có thể tồ chức tại nhà riêng). Hãy nhớ rằng:một sự kiện với quy mô nhỏ, đơn giản nhưng tổ chức tốt sẽ ấn tượng hơn một sự kiện hoành tráng nhưng tổ chức với nhiều thiếu sót.

5. Quyết định thời gian và địa điểm

Đây là một yếu tố nổi bật quan trọng đối với thành công của một sự kiện. Đây cũng là một trong những yếu tố thu hút khách hàng tiềm năng đến với sự kiện của bạn. Bạn cần cân nhắc lưa chọn thời gian và địa điểm thuận tiện nhất cho các khách hàng mục tiêu của mình.

Cần tính toán xem thời gian tổ chức sự kiện có trùng với sự kiện khác hay không. Nếu khách hàng mục tiêu của bạn là nội trợ thì có thể chọn thời gian linh hoạt trong ngày và tại một nơi gần đó có thể sẽ là một sự lựa chọn đáng để suy nghĩ. Một điều hiển nhiên là cho dù ở địa điểm nào bạn cũng cần phải đặt trước để chắc rằng không phải vì yếu tố địa điểm mà ảnh hưởng tới kế hoạch của bạn.

6. Công tác hậu cần

Bạn cần xét yếu tố hậu cần cho mọi thứ: Nơi đậu xe như thế nào? Cần chuẩn bị những gì cho người tàn tật ? Bạn sẽ tổ chức những gì trong không gian cho phép? Bạn sẽ cần thiết bị gì? Những vật dụng nào bạn cần chuẩn bị thêm ( nước, đồ ăn, tờ rơi ), tất cả phải được tính vào chi phí phát sinh? Bạn cần bao nhiêu nhân sự hỗ trợ cho sự kiện?

Điều quan trọng là phải cần có thời gian cùng bàn bạc với nhóm và nêu ra tất cả những vấn đề có thể xảy ra, có những rủi ro nào mà bạn có thể biết được và cách giải quyết? Những khách mời đặc biệt cần phải được chuẩn bị trước chỗ ở. Có trường hợp ngoại lệ nào cần được giải quyết không?

7. Quảng cáo và tiếp thị

Trong quá trình thực hiện sự kiện, bạn phải chuẩn bị băng rôn áp phích với địa điểm, thời gian, tên của sự kiện, tên khách mời, phông nền hoặc là tag line cho sự kiện. Bạn có thể mất khá nhiều thời gian cho khâu chuẩn bị này, nhưng tốt hơn hết là bạn nên phác thảo sơ bộ tất cả (có thể bằng thiết kế 2D 3D) để thấy được rằng mọi thứ thật hoàn hảo như khi bạn tưởng tượng.

Hãy nghĩ tới các phương án tiếp thị khác trên Facebook, Twitter. Những hoạt động quảng cáo nào sẽ được truyền thông trước sự kiện, những hoạt động nào trong sự kiện sẽ được diễn ra để níu chân khách hàng ở lại cho tới hết sự kiện.

8. Tổ chức quản lý chính bản thân mình

Có thể bạn sẽ có cảm giác bận rộn mệt mỏi, chỉ có thể hoàn tất được khi bạn có ba đầu sáu tay. Hãy hít thở thư giãn và mở Excel lên chuẩn bị một dự thảo kế hoạch các hoạt động trong sự kiện này. Thực hiện một vài bảng tính để tổ chức kiểm soát được mọi việc. Bạn sẽ có cảm giác đây là công việc giấy tờ mất thời gian không cần thiết, nhưng bạn sẽ thấy việc bạn làm sẽ vô cùng hữu ích trong 2 tháng tới.

Chuẩn bị time line (kế hoạch cụ thể bao gồm về nhân sự cùng với thời gian nhất định để hoàn tất công việc) cho từng hoạt động cụ thể . Viết tên tất cả nhân sự tham gia tổ chức, họ sẽ làm chính xác ở khâu nào và khi nào cần hoàn thành công việc. Bằng cách đó bạn có thể sắp xếp thời gian của bản thân và trả lời bất kỳ câu hỏi thắc mắc từ mọi người trong bất kỳ trường hợp nào.

ST

Read More